Neem de controle over je cashflow terug

Geld is voor bedrijven even belangrijk als zuurstof voor mensen. Net zoals niemand aandacht besteedt aan de lucht die hij inademt tot die opraakt, maken veel ondernemers zich pas zorgen over hun cashflow als die vermindert en een kwestie van overleven wordt.

De broosheid van de financiële gezondheid van zelfstandigen, zko's en kmo's werd duidelijk tijdens de gezondheidscrisis toen verschillende studies, waaronder die van de Nationale Bank van België, gepubliceerd in juni 2021 en getiteld 'Liquiditeit en solvabiliteit van het Belgische bedrijfsleven in de COVID-19-crisis: een beoordeling na de eerste golf', de zwakte van hun liquide middelen aantoonden, waardoor ze gemiddeld slechts twee maanden konden 'standhouden'.

Het goede nieuws is dat er iets aan kan worden gedaan. Alvorens we het hebben over mogelijke remedies, is het echter belangrijk om de hoofdoorzaken van een fragiele cashflow of kasstroom te bepalen.

De oorsprong van cashflow problemen begrijpen

Een fragiele cashflow is over het algemeen te wijten aan:

1. de verwarring tussen cashflow en winst. Paradoxaal genoeg gaan bedrijven niet failliet omdat zij niet winstgevend genoeg zijn, maar veeleer door een gebrek aan cashflow. In dat verband spreekt de wet van een aanhoudende staking van betalingen en een aangetaste kredietwaardigheid;
2. de onderkapitalisatie van de onderneming, onvoldoende bedrijfskapitaal d.w.z. eigen vermogen en langetermijnkapitaal;
3. de ontoereikendheid van de financieringsmiddelen. Langetermijninvesteringen worden gefinancierd met kortetermijnkredieten;
4. de activiteitsdaling die niet wordt gecompenseerd door een vermindering van de uitgaven en die vaak wordt gekenmerkt door hoge vaste kosten;
5. de 'ongecontroleerde' toename van de activiteit;
6. de structurele daling van de rentabiliteit die een negatief effect op het zelffinancieringsvermogen heeft;
7. de 'wanbetalers' of 'in gebreke blijvende' klanten;
8. een slecht beheer van de behoefte aan bedrijfskapitaal, dat voornamelijk bestaat uit vorderingen op ten hoogste één jaar, voorraden en leveranciers.

Hoe kunnen deze cashflowproblemen worden aangepakt?

Anticiperen is hier het sleutelwoord.

De financiële kant van je zaak met oogkleppen aan beheren is sowieso gevaarlijk, maar kan in tijden van crisis catastrofaal zijn.

Zorg ervoor dat je je resultaten maandelijks opvolgt, je je financieel plan bijwerkt, een financieringstabel gebruikt en vooral een cashflowopvolgingssysteem implementeert, een onmisbare tool om de gezondheid van je cashflow te voorspellen.

Leer een balans en resultatenrekening lezen. Het zal je enorm helpen bij het begrijpen van de financiële stromen. Vraag het je boekhouder. Hij zal blij zijn dat iemand belangstelling heeft voor zijn vak.

Om je cashflow te verbeteren, verhoog je je vast kapitaal (eigen vermogen en schulden op lange termijn) en verlaag je je behoefte aan bedrijfskapitaal, dit wil zeggen de financiële middelen die nodig zijn om je bedrijfscyclus te laten draaien, van de aankoop van grondstoffen tot de betaling aan de klanten.

Wat kan je concreet doen om je ontvangsten te verhogen en je uitgaven te verlagen?

Hieronder worden enkele pragmatische pistes aangereikt om te verkennen:

1. Verhoog je zelffinancieringsvermogen door de rentabiliteit van je verkopen te verbeteren.
2. Verkort de gemiddelde tijd die nodig is om schulden te innen door middel van een strikte procedure die gaat van het beoordelen van de kredietwaardigheid van de klanten, het hanteren van kredietlimieten, het zo snel mogelijk uitreiken van de facturen tot factoring, wat een te overwegen optie kan zijn, hoewel er kosten aan verbonden zijn.
3. Verwerf andere financieringsbronnen, zoals leningen van banken/vennoten, kapitaalverhoging en andere alternatieve financieringen (overheidssubsidies, crowdfunding, ...).
4. De verkoop van onproductieve en/of overbodige activa kan ook helpen om kapitaal te genereren.
5. Om de uitbetalingen te beperken en/of te vertragen, zal het nodig zijn om met je leveranciers te onderhandelen over langere betalingstermijnen, je uitgaven te verminderen en je voorraadniveaus te optimaliseren door middel van een strikt beheer van de rotaties, de veiligheidsniveaus, enz.

De cashflowopvolgingstabel

De cashflowopvolgingstabel of kasstroomoverzicht (voorbeeld in excel) is een essentieel onderdeel van het systeem om je liquide middelen te verbeteren. Dit onmisbare hulpmiddel zal je helpen om

1.  te anticiperen op cashflowoverschotten en/of -tekorten;
2. te bepalen hoe lang je saldo debet of credit zal blijven en voor welk bedrag;
3. te beslissen of overschotten moeten worden geïnvesteerd dan wel tekorten moeten worden gefinancierd en gedurende welke periode;
4. de ontvangsten, de uitgaven en het daaruit resulterende kassaldo op een tijdlijn te bekijken;
5. de behoefte aan kasmiddelen op korte termijn in te schatten;
6. corrigerende maatregelen te nemen.

Om deze tabel op te stellen, heb je enerzijds de geraamde instroom nodig die hoofdzakelijk bestaat uit verwachte betalingen van klanten, eventuele leningen (banken, aandeelhouders, ...) en andere inkomsten (mogelijke huren, dividenden, ...) en anderzijds de geraamde uitstroom die bestaat uit te betalen facturen van leveranciers, lonen en loonkosten, vennootschapsbelasting, btw en andere uitgaven, zoals de terugbetaling van schulden.

Wat de kasontvangsten betreft, geldt dat hoe beter je inzicht in het betalingsgedrag van je klanten en de eventuele seizoensgebondenheid van je activiteiten is, hoe nauwkeuriger je de toekomstige ontvangsten zal kunnen voorspellen.

Uitgaven zijn door hun aard beter controleerbaar, voor zover je boekhouding up-to-date is. Als je cashflow onder druk staat, kan je beslissen welke prioriteiten je geeft met betrekking tot eventuele boetes voor eventuele laattijdige betalingen.

Concreet zal deze tabel beginnen met de cashflowpositie op een welbepaald moment, bijvoorbeeld 1 januari 2022, en rekening houden met alle verwachte kasontvangsten en -uitgaven in de daaropvolgende weken. De tijdschema's van klanten en leveranciers zullen zeer nuttig zijn bij het opstellen van je cashflowtabel.

Een gouden regel: hoe meer je cashflow onder druk staat, hoe nauwgezetter je controle zal zijn. In een crisissituatie is het niet ongebruikelijk dat het cashflowoverzicht dagelijks wordt bijgewerkt.

Conclusie

Dat is veel werk, maar met deze aanpak zal je verder vooruitkijken en de gebeurtenissen niet meer gewoon ondergaan. Als je je cashflow onder controle krijgt, zul je steeds een stapje voorblijven en zo snel mogelijk en met een gerust gemoed de nodige maatregelen kunnen treffen. Als je niet voor je cashflow zorgt, dan zal je cashflow je de das omdoen. Dus voorkomen is beter dan genezen.