De facturatie

Een factuur is een essentieel document dat op correcte wijze opgesteld moet worden en tijdig verstuurd moet worden. Tussen handelaars is de factuur het bewijs van het bestaan van een overeenkomst.

De notie factuur is opgenomen in diverse wetgevingen zoals het wetboek van koophandel, het BTW-wetboek, de wet op de faillissementen, de wet op het endossement van de factuur, de hypotheekwet, enz.

Op algemene wijze wordt de factuur gedefinieerd als "de schriftelijke bevestiging van het bestaan van een contante schuldvordering voortvloeiend uit een leveringscontract van goederen of diensten die de schuldeiser, op basis van de wet of de gewoonte, aan zijn medecontractant moet overhandigen".

Behoudens de bijzondere wettelijke bepalingen voorziet geen enkele tekst de vorm, het medium, de inhoud, de presentatie van de factuur.

In handelszaken vervult de factuur drie hoofdfuncties :

• Over het algemeen beoogt zij een verbintenis van een klant ten overstaan van een leverancier te bewijzen. Zij is dus de vaststelling en de bevestiging van het bestaan van een schuldvordering.
• De factuur is een uitnodiging tot betaling, maar geldt niet als ingebrekestelling.
• Ten slotte, is de factuur een bewijsmiddel voor het bestaan van een contract tussen twee personen.

De factuur is inzake BTW van het grootste belang, aangezien het systeem berust op de aanrekening en de aftrek van de facturen. Dat is de reden waarom de fiscale wetgever zeer nauwkeurig gepreciseerd heeft op welke wijze een factuur, met al haar vermeldingen, opgesteld moet worden. De sanctie voor de onregelmatigheid van de factuur inzake de fiscale bepalingen, is aanzienlijk vermits de BTW-Administratie elke aankoopfactuur die onregelmatig is, kan verwerpen en de belastingaftrek kan weigeren!

De factuur moet minstens de volgende aanduidingen bevatten:

• de datum ;
• een volgnummer ;
• de naam of maatschappelijke benaming van de BTW-plichtige ;
• het adres van de administratieve of maatschappelijke zetel ;
• het inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen;
• het BTW-identificatienummer ;
• de elementen noodzakelijk voor de bepaling van de verrichting en het percentage van de verschuldigde belasting ;
• de aanduiding van het percentage van de verschuldigde belasting en het bedrag van de belasting ;
• een gedetailleerde omschrijving van het voorwerp of van de geleverde prestatie.