Overdracht/overname van een handelsfonds: checklist juridische documenten

Wanneer je een bedrijf koopt/verkoopt, moet je letten op bepaalde juridische formaliteiten en de verschillende contracten analyseren die de verkoper heeft afgesloten.

Hieronder volgt een lijst met de belangrijkste juridische documenten die relevant zijn bij de overdracht van een handelsfonds:

• Certificaten van afwezigheid van sociale en fiscale schulden. Deze certificaten zijn verplicht bij de overdracht van een handelsfonds.
• Contracten die werden gesloten tussen de overlater en derden. Het gaat hierbij voornamelijk om de huurovereenkomst, arbeidsovereenkomst en leaseovereenkomst.
• Het contract voor de overdracht van het handelsfonds. Daarin moeten een aantal essentiële elementen aan bod komen.

We raden je in elk geval aan om de hulp in te roepen van een begeleidingsstructuur (gesubsidieerd door het gewest) of een overdrachtsdeskundige.

Tegenover de overheid: certificaten van afwezigheid van fiscale/sociale schulden

Bij de overdracht van een handelsfonds is de overnemer (de koper) hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de fiscale en sociale schulden van de overlater (de verkoper).

Fiscale en sociale schulden zijn bijvoorbeeld onbetaalde belastingen (onroerende voorheffing, pb) of socialezekerheidsbijdragen.

Wat betekent het om "hoofdelijk aansprakelijk" te zijn? "Hoofdelijke aansprakelijkheid" betekent dat de administratie (FOD Financiën, RSZ, RSVZ) de verkrijger kunnen vragen om de schulden te betalen (of zelfs beslag kunnen leggen op een deel van het handelsfonds dat net is overgedragen), zelfs als die zijn ontstaan voordat het handelsfonds werd verkocht!

De hoofdelijke aansprakelijkheid voorkomen

Om hoofdelijke aansprakelijkheid te voorkomen, is het belangrijk dat de koper :

• De belasting- en sociale administratie op de hoogte brengt van de overname
• zich ervan vergewist dat er geen fiscale/sociale schulden bestaan op het moment van de overname door bij elke instelling een attest betreffende de afwezigheid van schulden aan te vragen.

De kennisgeving van de overdracht heeft tot gevolg dat de hoofdelijke aansprakelijkheid in de tijd wordt beperkt.

Het proces verloopt concreet als volgt:

1. De cedent vraagt bij elke instelling (FOD Financiën en RSVZ, en de RSZ als er werknemers zijn) een attest betreffende de afwezigheid van schulden aan:

• Certificaat FOD Financiën
• Certificaat RSVZ (zaakvoerder(s))
• Certificaat RSZ (werknemer(s))

2. Elke instantie heeft een maand de tijd om het certificaat af te geven (of te weigeren). Twee mogelijkheden dienen zich aan:

• Als er een schuld is of een controle wordt uitgevoerd, geeft de instelling geen certificaat af. In dat geval moet de verkrijger (een deel van) de betaling van de verkoopprijs opschorten tot het einde van de periode van niet-tegenwerpelijkheid (d.w.z. tot het einde van de periode waarin de overheid zich tot de koper kan richten voor de fiscale en sociale schulden die niet werden betaald door de verkoper - zie punt 4).
• Er zijn geen schulden en de organisatie geeft het aangevraagde certificaat af.

3. De partijen hebben dan een termijn van 30 dagen om:

• De overeenkomst voor de verkoop van het handelsfonds te tekenen
• Naar elke instelling een eensluidend verklaard afschrift van de overdrachtsovereenkomst te sturen (daarvoor kan je terecht bij je gemeentebestuur) en, indien ze dat hebben ontvangen, een kopie van het/de certifica(a)t(en). Je moet dus naar elke instelling een eensluidend verklaard afschrift van de overeenkomst sturen, zelfs als je geen attest betreffende de afwezigheid van schulden hebt ontvangen.

4. Hoelang duurt deze periode van hoofdelijke aansprakelijkheid? Deze periode staat bekend als de periode van niet-tegenwerpelijkheid; ze begint wanneer de overdracht wordt gemeld aan de overheid (via het reeds vermeld voor eensluidend verklaard afschrift) en eindigt aan het einde van de daaropvolgende maand. Als de overdrachtsovereenkomst bijvoorbeeld op 7 maart wordt ondertekend, zal de FOD Financiën/RSVZ/RSZ zich tot 30 april tot de verkrijger kunnen wenden. Na die datum zal de administratie haar schuld enkel nog kunnen innen bij de verkoper (voor schulden die zijn ontstaan toen het bedrijf nog in handen was van de verkoper, uiteraard).

Tegenover derden: overeenkomsten die werden gesloten tussen de cedent en derden.

Handelshuurovereenkomst

De overname van een handelsfonds gaat vaak gepaard met het overnemen van een handelshuurovereenkomst.

Eerst en vooral moet je bij de dienst stedenbouw van de gemeente nagaan of het beoogde gebruik van het pand de uitoefening van de beoogde activiteit toelaat (zelfs als de activiteit na de overdracht van het handelsfonds ongewijzigd blijft!). Hub.brussels kan je hierbij gratis helpen (stuur een e-mail naar permit@hub.brussels).

 Voor wat de handelshuurovereenkomst betreft, zijn er twee mogelijkheden:  

• Eerste hypothese: de handelshuurovereenkomst staat de overdracht van de huurovereenkomst of onderverhuring toe.
  • De verkrijger moet de verhuurder per aangetekende brief op de hoogte stellen van de overdracht.
• Tweede hypothese: de handelshuurovereenkomst staat de overdracht van de huurovereenkomst of onderverhuring niet toe.
  • De huurovereenkomst kan nog steeds worden overgedragen, maar je moet een specifieke procedure volgen.
  • We raden de verkrijger aan een clausule op te nemen in de overeenkomst voor de overdracht van het handelsfonds die stelt dat de verkoop slechts plaatsvindt indien de huurovereenkomst geldig is overgedragen.

Zodra de overdracht is verleden, blijft de oorspronkelijke huurder (de verkoper) gebonden aan de verplichtingen van de huurovereenkomst gedurende de volledige duur van de huurovereenkomst. Indien de verkrijger de huur dus niet betaalt, kan de verhuurder zich dan ook wenden tot de oorspronkelijke huurder. Het is daarom in het belang van de verkoper om ervoor te zorgen dat het contact met de verhuurder goed verloopt en dat er een nieuwe huurovereenkomst wordt gesloten tussen de verkrijger en de verhuurder.

Arbeidsovereenkomsten met werknemers

Werknemers worden automatisch met het bedrijf mee overgedragen. Het personeel moet onder dezelfde arbeidsvoorwaarden blijven werken om de continuïteit van het/de arbeidsovereenkomst(en) te waarborgen.

Werknemers die actief zijn in de overgedragen onderneming of een deel ervan, mogen niet worden ontslagen wanneer deze entiteit wordt overgedragen (cao 32bis). Met andere woorden, ze mogen niet ontslagen worden:

• noch door de verkoper, kort voor de overdracht, aangezien in dat geval het gevaar bestaat dat de werknemers de onregelmatigheid van het ontslag tegen de verkrijger inroepen, zelfs als zij niet door die laatste werden overgenomen;
• of door de koper, na de overdracht.

Het is dan ook belangrijk dat de koper goed op de hoogte is van de lopende arbeidsovereenkomst (met name met betrekking tot ontslagmodaliteiten, bonussen, vakantiedagen enz.)

De oude en de nieuwe werkgever zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomsten. De werknemer kan bijvoorbeeld zowel de verkoper als de koper aanklagen voor eventueel onbetaald loon op het moment van de overdracht. Of in het geval van onrechtmatig ontslag door de verkoper op een datum die dicht bij die van de overdracht ligt, kan de koper ook worden verplicht tot de betaling van een opzeggingsvergoeding die niet door de verkoper werd betaald. 

Leasingcontracten

Deze worden niet overgedragen. Een geleased voertuig maakt dus geen deel uit van de aankoop van het handelsfonds.

Andere contracten

Over het algemeen gaat de overname van een handelsfonds gepaard met de overdracht van verplichtingen die voortvloeien uit bestaande contracten. De koper is dan ook aansprakelijk voor alle gebreken die op die datum bestaan.

De verkoper kan andere contracten hebben afgesloten, zoals contracten met klanten of leveranciers. Die moeten één voor één worden geanalyseerd (met de hulp van een jurist of een begeleidingsstructuur) teneinde ze correct te kunnen overdragen.

Tegenover de verkoper/koper: contract voor overdracht handelsfonds

Procedure

De overdracht van het handelsfonds vindt plaats door middel van een eenvoudig contract dat wordt ondertekend door de verkoper en de koper. Er hoeft geen speciale procedure te worden gevolgd (behoudens onderstaande uitzondering).

Ter herinnering: zodra de overdracht is voltooid, moet je de belasting- en sociale administratie hiervan op de hoogte stellen (zie certificaten hierboven).

Uitzondering

Indien de overdracht van het handelsfonds gepaard gaat met de overdracht van een gebouw of een zakelijk onroerend recht (vruchtgebruik, recht van opstal enz.), moet de akte worden verleden voor een notaris.

Inhoud van het handelsfonds

De partijen zijn het eens over wat wordt overgedragen en wat niet, vandaar het belang van een precieze inventarisatie van wat in de transactie is inbegrepen om een eerlijke overnameprijs te kunnen bepalen.

Over het algemeen omvat de overdracht van een handelsfonds de volgende elementen:

• het klantenbestand;
• het huurrecht;
• de lopende contracten (levering, klanten enz.);
• de merknaam /de handelsnaam;
• De website;
• het meubilair en het materiaal dat aan het fonds gehecht is (uitrusting, de voertuigen, de machines enz.) - zorg ervoor dat je de inventaris opneemt in een bijlage bij de overdrachtovereenkomst;
• de rechten van industriële eigendom met betrekking tot de exploitatie van het fonds (handelsmerken, brevetten, tekeningen, modellen enz.);
• de commerciële organisatie
• De voorraden goederen en grondstoffen

Deze verschillende elementen moeten duidelijk worden vermeld in de overeenkomst.

Het geld (contant of op de bankrekening) is niet inbegrepen in de overdracht van het handelsfonds.

Contractuele bepalingen

Het is nuttig om bepaalde elementen op te nemen, zoals:

• Niet-concurrentiebeding
• Waarborgen
• De uitsplitsing van de prijs (bijvoorbeeld €10 wordt toegewezen aan de klanten, €20 aan de voorraad enz.).

Er kunnen tal van andere bepalingen worden toegevoegd om zowel de verkoper als de verkrijger te beschermen. Neem contact op met een advocaat of een begeleidingsstructuur.

Aandachtspunten

• Verkoper gehuwd met gemeenschap van goederen. Indien het handelsfonds behoort tot de gemeenschap van goederen van de twee verkopende echtgenoten, moeten beide echtgenoten de verkoopovereenkomst ondertekenen.
• Prijs. De prijs is vrij, behalve voor apotheken.
• Ontbreken van een pand op het handelsfonds. Controleer of het handelsfonds niet verpand is via het pandregister.

Conclusie

De verschillende juridische documenten die in dit artikel worden besproken, zijn essentieel omdat ze jou als verkrijger beschermen, onaangename verrassingen voorkomen en mogelijk de aankoopprijs verlagen.

Daarom raden we je sterk aan om externe adviseurs in te schakelen om je te begeleiden bij het analyseren van de verschillende documenten.