i-Depot: een goed idee om je creativiteit veilig te stellen

Eerst even een mythe ontkrachten: een idee als dusdanig kun je niet beschermen. Niet in een brandkast, niet met een patent en ook niet met copyright. Maar dat betekent niet dat je helemaal niets kunt doen! Wat dan wel? Je kunt je idee angstvallig geheim houden natuurlijk. Of je kunt gebruikmaken van een i-DEPOT! Een eerste digitale stap om jouw creativiteit veilig te stellen ...

Je hebt een idee! Een lumineuze ingeving, een concreet beeld dat je voor ogen krijgt, een fantasie die plots werkelijkheid wordt. Ideeën zijn onmisbare drijfveren voor ondernemers. Ze zijn niet goed, maar ook niet slecht: ze zijn cruciaal in een wereld die voortdurend verandert ... Onder meer om:

• Een nieuwe zaak te starten;
• Je businessmodel opnieuw uit te vinden;
• Een concurrentievoordeel te ontwikkelen;
• Je commerciële aanpak of je organisatie te hertekenen;
• Antwoorden te zoeken voor de uitdagingen van vandaag en morgen;
• Innovatieve oplossingen te bedenken.

Een ondernemingsstrategie begint heel vaak met een idee 'in de ruime zin van het woord': een ontdekking of een project, een nieuwe formule of nieuwe knowhow, een origineel concept of een ruwe schets van een nieuw design, een uniek proces of een gloednieuwe strategie ... Het idee ontstaat eerst en vooral in je hoofd, soms al heel duidelijk of soms gewoon nog erg vaag. Het duikt plots op en wordt mettertijd steeds concreter. Vaak zorgt zo'n idee ook voor de nodige angst. En terecht, want wie zou er niet bang zijn dat zijn idee zou gekopieerd of gestolen worden? De Franse schrijver André Malraux zei ooit dat hij "zo veel ideeën had dat het hem niet eens zou benadelen als ze gestolen zouden worden". Een idee geheim houden, is voor veel bedrijven vaak de enige oplossing om hun creativiteit of kostbare informatie te beschermen. Maar zwijgen is natuurlijk niet altijd mogelijk ...

Het idee van een ander is soms ook het mijne

Tussen het ontstaan van een idee en de concrete realisatie ervan, ligt vaak een lange en moeilijk te beschermen weg. Een idee op zich kan namelijk niet worden beschermd door het intellectuele-eigendomsrecht. Dacht je misschien al meteen aan een patent of een gedeponeerd merk? Die oplossingen zijn alleen mogelijk voor het materiële resultaat van het idee, zoals een product, een dienst of een proces. Met andere woorden: de concrete uitwerking of ontwikkeling, ongeacht of de vorm literair, artistiek, audiovisueel, functioneel of wat dan ook is. Een idee in zijn ruwe vorm kan dus niet worden beschermd ... En alsof het nog niet ingewikkeld genoeg is, is het ook nog eens moeilijk om exact te weten wanneer een concept voldoende concreet is om beschermd te kunnen worden. 

Er bestaan heel wat voorbeelden die aantonen hoe complex het is om originele creaties te beschermen. Neem nu het ontstaan van Facebook. Na het zien van de film 'The Social Network' begrijp je meteen dat het niet altijd eenvoudig is om het auteurschap van een creatie duidelijk aan één iemand toe te wijzen. Hetzelfde in 'The Founder', de film over het verhaal van de broers McDonald. Daarin zie je hoe een zakenman hun concept probeert te ontfutselen, maar uiteindelijk wel verantwoordelijk is voor het succes van de fastfoodketen. Wie heeft gelijk? En wie heeft ongelijk? Een moeilijke vraag. Steve Jobs zelf zag er tot slot ook geen graten in om 'grote ideeën van iemand anders te stelen' (in de documentaire 'Triumph of the Nerds' uit 1996).

"I am your father"

Even samenvatten:

1. Een idee op zich kan niet worden beschermd, de concrete uitwerking ervan wel.
2. Het creatieve proces, van idee tot concrete uitwerking – en de eventuele bescherming met intellectuele-eigendomsrechten – duurt soms erg lang.
3. Werknemers, partners of financiers komen steeds meer te weten over jouw geheim.
4. Het risico bestaat dus dat er conflicten ontstaan of dat iemand je idee afpakt of oneerlijk behandelt.

En dat brengt ons meteen bij de centrale vraag: hoe kun je bewijzen dat jij de bedenker bent van een idee of een origineel concept? Hoe kun je aantonen dat jij de eerste was die het bedacht? Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) ontwikkelde hiervoor een zeer interessante tool: het i-DEPOT.

Het i-depot, wat is dat precies?

Het i-DEPOT is een digitale manier om het bestaan van een creatie op een bepaalde datum én de identiteit van de bedenker aan te tonen. Een i-DEPOT biedt geen bescherming of geen recht op intellectuele eigendom, maar is wel een eerste belangrijke stap om een idee of een creatie in de ontwikkelingsfase te beschermen.

Met een i-DEPOT kun je dus verschillende soorten creaties beschermen: een concept, knowhow, een prototype, een design, een scenario, de broncode van software of een innovatie. Deze tool biedt je tal van voordelen, vanaf het ontstaan van je idee tot de concrete uitwerking, en dat doorheen alle ontwikkelings- en verkoopfases:

• Een wettelijk, gedateerd en authentiek bewijs dat jij de bedenker bent van het idee, bij een betrouwbare en officiële instantie;
• Een bewijs dat wordt aanvaard in de hele Europese Unie;
• Een juridische troef in geval van conflict met vroegere werknemers van je bedrijf, partners of concurrenten;
• Een beveiligde elektronische 'kluis' voor een periode van vijf jaar, eenvoudig en relatief goedkoop (vanaf 37 euro).

Hoe ga je te werk?

Maak eerst je account aan op My BOIP. Vervolgens kun je kiezen welk type creatie je wil registreren en kun je je bijlagen uploaden. Zorg ervoor dat deze documenten zo gedetailleerd en volledig mogelijk zijn.

Het kostenplaatje? Een i-DEPOT voor een periode van vijf jaar kost online 37 euro (de papieren versie kost 47 euro). Je kunt ook kiezen voor een verlenging van de bewaartermijn (26 euro) of je kunt van bij het begin kiezen voor een periode van meer dan tien jaar (53 euro).  

Heb je het ene idee na het andere? Dan kun je via My BOIP een credit account openen. Zo kun je regelmatig gebruikmaken van het i-DEPOT. Zo'n credit account kost je eenmalig 209 euro voor de activatie. Daarnaast betaal je 262 euro voor 20 credits of 523 euro voor 50 credits.

Geheim of openbaar? Je kunt je i-DEPOT op elk moment beheren. Zo kun je de bewaartermijn verlengen, je idee doorsturen naar een derde of volledig of gedeeltelijk openbaar maken. Is je creatie écht goed? Dan is het soms immers nuttig om je idee bekend te maken, bijvoorbeeld om partners of financiers te vinden.

Het BOIP biedt je ook de mogelijkheid om je i-DEPOT (voor 21 euro) te publiceren op het platform i-D Space. Zo worden al jouw creaties of een deel ervan zichtbaar voor de buitenwereld, maar behoud jij wel het officiële bewijs dat jij de bedenker bent.

Juridische bescherming

Om je 'bedrijfsgeheimen' te vrijwaren

Zoals hierboven uitgelegd, is een i-DEPOT een eerste garantie voor je creatieve proces. Daarnaast is het een interessant hulpmiddel voor bedrijven die kostbare of gevoelige informatie vertrouwelijk willen bewaren, onder de juridische paraplu van het 'bedrijfsgeheim'. Met de steun van de Europese Unie beschikt het begrip 'bedrijfsgeheim' voortaan immers over een duidelijk wettelijk kader om bedrijven te beschermen tegen de verspreiding en het gebruik van hun geheimen.

Concreet? Bescherm je je bedrijfsgeheimen met een i-DEPOT, dan heb je een overtuigend bewijs dat jij, op een bepaalde datum, in het bezit was van onthulde of gestolen informatie. Bovendien kun je hiermee ook aantonen dat je al het nodige hebt gedaan om je bedrijfsgeheim te beschermen.

Om samen te werken

Inspiratie is vandaag meer dan ooit een collectief gebeuren: bedrijven bedenken hun ideeën en verwezenlijken hun innovatieprocessen met de medewerking van partners, externe spelers of een heus ecosysteem. Dat betekent noodzakelijkerwijs dat je je geheimen zult moeten prijsgeven en je ideeën moet delen met derden, zoals partners, investeerders of potentiële vennoten.

Maar hoe zorg je ervoor dat je al die mensen kunt vertrouwen? Dat kan bijvoorbeeld met een geheimhoudingsovereenkomst (non-disclosure agreement of NDA). Een NDA is een document dat door alle betrokken partijen wordt ondertekend en dat de samenwerking omkadert. Daarnaast staat in zo'n NDA onder welke voorwaarden jij bereid bent om over je creatie te communiceren. Om die reden biedt het BOIP je de mogelijkheid om een digitaal NDA op te stellen, dat rechtstreeks gekoppeld is aan je i-DEPOT. Een extra manier dus om het vertrouwelijke karakter van je idee te vrijwaren en je beter te wapenen in geval van conflicten.

En daarna?

Een i-DEPOT is zeer nuttig in de eerste fasen van je innovatieproces. Maar daarna wordt het stilaan tijd om je project ook echt waar te maken. Je idee wordt werkelijkheid en je komt ermee naar buiten! Op dat moment zet je een volgende stap: de bescherming van de intellectuele eigendom en het opeisen van de rechten op je creaties (in de ruime zin van het woord). Van octrooi tot merk en van auteursrechten tot de bescherming van tekeningen en modellen ... Voor elke vorm van intellectuele-eigendomsrechten zijn er specifieke regels en een specifieke werken (al dan niet automatisch, geldende voorwaarden enz.).

Weet je niet waar te beginnen bij het zien van al deze mogelijkheden? Dat is heel normaal! Deze materie is vrij technisch en vereist vaak het advies van een specialist om te zorgen voor een echt doeltreffende bescherming. Hier enkele nuttige tips.

Nog een laatste tip ... Houd altijd in je achterhoofd dat het mogelijk is om financiering aan te vragen voor de kosten van de aanvraag en de procedure van een octrooi. De tussenkomst van Innoviris bedraagt 50% van de kosten die in aanmerking komen. Alle voorwaarden en details vind je op de website van Innoviris.

Laat de ideeën nu maar komen!