De klokkenluidersregeling

Op 15 februari 2023 treedt de nieuwe wet rond de klokkenluidersregeling in privébedrijven, ook voor professionals met beroepsgeheim in werking. Doel is klokkenluiders beter te beschermen tegen represailles. Ze zullen ook beroep kunnen doen op ondersteuning en zullen gemakkelijker melding kunnen maken van wantoestanden

Doen de namen van Edward Snowden, Chelsea Manning, Antoine Deltour of Frances Haugen nog een belletje rinkelen? Het zijn enkele van de meest bekende klokkenluiders die inbreuken door organisaties of instanties waarvoor ze werkten publiekelijk aan de kaak stelden. Maar ook in België zouden bepaalde schandalen nooit aan het licht gekomen zijn zonder klokkenluiders. Denken we maar aan het milieuschandaal bij 3M in Zwijndrecht, de gezondheidscrisis met fipronil-eieren in 2017, de financiële malversaties bij het Duitse Wirecard of de Nethys-affaire* (dixit minister van Economie Pierre-Yves Dermagne).

De persoonlijke, juridische en politieke gevolgen van personen die flagrante schendingen van de wet door hun werkgever aanklagen, zijn echter niet min. Vaak weerhoudt vrees voor represailles potentiële klokkenluiders ervan melding te maken van hun bezorgdheid of vermoedens. Daarom vond Europa het noodzakelijk om in 2019 hun bescherming af te dwingen via een specifieke richtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden).

De omzetting naar Belgisch recht heeft ook gevolgen voor de overheidsdiensten en de particuliere sector.

Waarover gaat de klokkenluidersrichtlijn precies?

De richtlijn bevat regels en procedures ter bescherming van „klokkenluiders”, personen die melding maken van in een werkgerelateerde context verkregen informatie over inbreuken op het EU-recht op essentiële beleidsterreinen.  Die inbreuken kunnen zowel handelingen of nalatigheden zijn.

De geciteerde namen in onze introductie geven de indruk dat je pas een klokkenluider wordt als je naam bekend wordt in de pers. Dat is niet zo. Elke persoon die mondeling of schriftelijk informatie geeft over een inbreuk, zal beschouwd worden als een klokkenluider, ook al worden er geen represailles tegen hem genomen of zijn wordt zijn identeit nooit openbaar gemaakt.

Over welke inbreuken gaat het?

De gemelde feiten moeten slaan op de schending (onrechtmatig handelen of nalatigheid) op een besluit van de EU in één van de tien gebieden die in de richtlijn worden opgesomd, zoals milieu, volksgezondheid, cyberveiligheid, overheidsopdrachten, financiële diensten en witwasregels, productveiligheid en conformiteit, consumentenbescherming, mededingings- en staatssteunregels, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens (AVG)…

Meldingen in verband met de nationale veiligheid, het beroepsgeheim van advocaten en het medisch geheim zijn daarentegen van de werkingssfeer van de richtlijn uitgesloten.

De bescherming zal niet enkel gelden voor vastgestelde inbreuken, maar ook voor redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, en voor pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken.

De richtlijn vormt een aanvulling op specifieke EU-wetgeving die reeds regels inzake klokkenluiders omvat (met name inzake financiële diensten, witwassen van geld, terrorismefinanciering, veiligheid van het vervoer en milieubescherming).

Op dit moment bestaat er in België enkel een kader voor meldingen rond inbreuken in de financiële sector en bij de ambtenaren van de Franstalige gemeenschap (In Vlaanderen is het nog een voorontwerp op datum van deze tekst). Er wordt momenteel ook nagedacht over het invoeren van een gelijkaardige regeling bij de federale overheidsdiensten.

Wie beschermt deze richtlijn?

De richtlijn is van toepassing op zeer uiteenlopende personen die in de particuliere en publieke sector werkzaam zijn:

• Voormalige of actuele werknemers, zelfstandigen, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, vrijwilligers, betaalde of onbetaalde stagiairs en sollicitanten;
• mensen die klokkenluiders op vertrouwelijke wijze helpen, mensen die in verband staan met een klokkenluider die te maken kan krijgen met represailles op het werk, en juridische entiteiten die banden hebben met de klokkenluider.

Personen worden beschermd zodra ze hun bezorgdheid publiekelijk uiten, op voorwaarde dat ze:

• hetzij eerst (intern en) extern melding hebben gemaakt van inbreuken, maar er vervolgens geen actie is ondernomen;
• hetzij gegronde redenen hebben om aan te nemen dat er sprake is van een dreigend of duidelijk gevaar voor het algemeen belang (noodsituatie of onomkeerbare schade), er een risico op represailles of geringe kans is dat er in echt iets aan hun bezorgdheid wordt gedaan omwille van uitzonderlijke omstandigheden (bv. vernietiging van bewijsmateriaal of wanneer een autoriteit samenspant met de overtreder of betrokken is bij de overtreding).

De motieven van de melders om te melden moeten losstaan van de beslissing of zij bescherming moeten krijgen. Wie opzettelijk verkeerde of misleidende informatie meldt of openbaar maakt krijgt geen bescherming en zal onderworpen worden aan sancties die bepaald worden door de afzonderlijke Lidstaten. Kan de melder niettemin aangeven dat hij de onjuiste informatie te goeder trouw doorgegeven heeft ten tijde van de melding, dan blijft de bescherming overeind. Van belang is dat de klokkenluider redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken waar was op het moment van de melding.

Hoe ver reikt de bescherming van klokkenluiders?

De richtlijn vereist van de lidstaten dat klokkenluiders:

• worden beschermd tegen alle vormen van represailles (een handeling of nalatigheid waardoor de klokkenluider onredelijke schade lijdt of kan lijden zoals bijvoorbeeld ontslag, degradatie of het onthouden van bevordering, intimidatie en opname op een zwarte lijst, schorsing, overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden, het onthouden van opleiding, een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie, het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel zoals een financiële sanctie,  dwang, intimidatie, pesterijen en uitsluiting, discriminatie, niet-verlenging of vroegtijdige beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten, intrekking van een licentie of vergunning…
• toegang krijgen tot passende ondersteuningsmaatregelen, met name tot informatie en volledige en onafhankelijke adviezen, alsook tot rechtshulp overeenkomstig de EU-regels inzake rechtshulp in strafprocedures en in grensoverschrijdende civiele procedures;
  In België zal de informatie, begeleiding en ondersteuning gebeuren via de tussenkomst van twee instanties  :
  • De federale ombudsman treedt op als federale coördinator van de externe meldingen. De ombudsman neemt de externe meldingen in ontvangst, toetst ze aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden, en maakt de informatie over aan de bevoegde autoriteit. In uitzonderlijke gevallen verricht de ombudsman ook het inhoudelijke onderzoek en behandelt hij de beschermingsdossiers.
  • Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM) zal klokkenluiders professionele juridische en psychologische ondersteuning bieden. Dat kan via het instituut zelf of derden zoals advocatenkantoren of psychologen die in deze materie gespecialiseerd zijn.
• toegang krijgen tot wettelijke remedies en een schadevergoeding. De passende remedie kan de vorm aannemen van maatregelen tot herplaatsing (bijvoorbeeld bij ontslag, overplaatsing of degradatie, of bij weigering van opleiding of bevordering) of tot herstel van een opgezegde machtiging, vergunning of overeenkomst; vergoeding voor concrete of toekomstige financiële verliezen (zoals gederfd loon, maar ook toekomstige inkomstenderving) en vergoeding voor andere economische schade, zoals juridische kosten en medische zorgkosten, en voor immateriële schade zoals pijn en leed.

Op welke manier melding maken?

Via het wetsontwerp worden 3 kanalen in het leven geroepen om het gemakkelijker te maken voor klokkenluiders om zaken te rapporteren:

• een intern kanaal binnen het bedrijf
  Bedrijven met meer dan 50 werknemers zullen een meldingsbeheerder moeten aanstellen en de veiligheid en vertrouwelijkheid van het meldingskanaal verzekeren. Dit interne kanaal zal bedrijven in staat stellen problemen binnen hun organisatie beter op te sporen en te verhelpen.

  Er kan zowel schriftelijk, telefonisch als persoonlijk melding worden gemaakt. De meldingsbeheerder moet binnen de 7 dagen de ontvangst van de melding bevestigen en binnen de maximale termijn van 3 maanden zorgen voor een antwoord. Hij houdt tevens een register bij van de ontvangen meldingen.  De identiteit van de melder mag niet zonder zijn uitdrukkelijke toestemming bekend worden gemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen.

  De Arbeidsinspectie zal controles kunnen uitvoeren en zal erop toezien dat het door het bedrijf opgezette interne kanaal alle nodige waarborgen biedt inzake veiligheid en vertrouwelijkheid van de meldingen.

• een extern kanaal bij de overheid
  Werknemers kunnen ook gebruik maken van een extern kanaal dat door de overheid wordt opgezet, wanneer de werknemer van mening is dat zijn klacht niet tot een bevredigend resultaat heeft geleid. Ook indien een werknemer geen vertrouwen heeft in het bedrijf, kan het extern kanaal worden gebruikt. Wie dat wenst kan rechtstreeks klacht indienen bij de Federale Ombudsman, die de opvolging van de melding verzekert door de overheid.

• Een openbaarmaking via de pers
  Tot slot kan een melding ook via de pers gebeuren, wanneer er bijvoorbeeld sprake is van onmiddellijk gevaar voor het openbaar belang of van een risico op vernietiging van het bewijsmateriaal. 

Wat voorziet België?

Oorspronkelijk moest de Europese richtlijn uiterlijk op 17 december 2021 zijn omgezet in nationale wetgeving maar België en verschillende andere Europese lidstaten liepen vertraging op.

Typisch aan een Europese richtlijn is dat die minimumstandaarden oplegt, die de lidstaten verder moeten invullen op nationaal niveau. Het goedgekeurde wetsontwerp in België gaat verder dan de Europese klokkenluidersrichtlijn.

• In tegenstelling tot de bepalingen in de Europese richtlijn, zullen ook fiscale en sociale fraude binnen de scope vallen van de Belgische aanpak. Dit is een belangrijke stap in de strijd tegen grote fiscale en sociale fraude.
• Ook anonieme meldingen zijn mogelijk via het extern kanaal en via het intern meldingskanaal bij bedrijven met meer dan 50 werknemers.
• De optionele voorwaarde in de richtlijn, die stelt dat de beweegredenen van de melder positief, belangeloos en te goeder trouw moeten zijn om te kunnen genieten van bescherming, werd niet weerhouden om de beste bescherming te bieden. Er wordt wel van uitgegaan dat de klokkenluider te goeder trouw handelt.
• Tot slot is de vraag van cijfermatige beroepen (belastingadviseurs, accountants, enz.) naar een beroepsgeheim afgewezen. Het beroepsgeheim blijft enkel voorbehouden voor advocaten die hun cliënt voor de rechtbank moeten verdedigen en voor artsen. Ook cijfermatige professionals zullen dus klokkenluider kunnen worden.

Wat zijn de gevolgen voor de ondernemingen ?

Alle entiteiten (NV, BV, vzw…) met 50 of meer werknemers, overheidsinstellingen, autoriteiten en gemeenten met 10.000 of meer inwoners zijn verplicht interne meldpunten te voorzien, informatie te verstrekken over de meldingsprocedures aan belangstellenden en passende interne rapportagekanalen op te zetten.

^{Bron securex}

Op een paar uitzonderingen na (vooral KMO’s actief in de financiële wereld), moeten ondernemingen met minder dan 50 werknemers in principe geen interne meldingskanalen opzetten. Kleine ondernemingen hoeven in dat verband dus geen initiatieven te nemen (hoewel het geen slechte zaak is om dat wel te voorzien, zie verder). 

Gezien een aantal zaken qua naleving door de Lidstaten zelf mag worden bepaald, dient een bedrijf met vestigingen in meerdere landen wel rekening te houden met het feit dat de naleving in Europese rechtsgebieden kan verschillen. Naleving in de ene lidstaat leidt dus niet noodzakelijkerwijs tot naleving in alle andere lidstaten.

Uit het eerste klokkenluidersrapport 2021 blijkt wel dat veel bedrijven al proactief meldpunten hebben opgezet en meldingen hebben ontvangen die hen in staat hebben gesteld risico's binnen hun organisaties beter te beheren. De invoering van interne klokkenluidersregelingen wordt trouwens steeds meer een onderdeel van het ondernemingsbestuur in grote ondernemingen.

Natuurlijk onderscheidt de klokkenluidersregeling zich van gewone klachten. Ook wat het zakengeheim betreft, is er reeds een richtlijn die voorziet in uitzonderingen om rekening te houden met de uitoefening van de vrijheid van meningsuiting en met waarschuwingen ter bescherming van het algemeen belang.

Wat kan je als bedrijf nu al doen?

Ook al ben je als bedrijf momenteel (nog) niet verplicht om een intern meldpunt op te richten of heb je geen 50 werknemers, toch is het een goede zaak om dat sowieso te voorzien. Ieder bedrijf wil toch zijn reputatie beschermen en een melding bij een overheidsorgaan of in de pers vermijden. Door een intern kanaal te voorzien vergroot je de kans dat de werknemers en andere professionele contacten hun melding effectief via dat interne kanaal doen. Je dient natuurlijk wel de principes van de richtlijn te eerbiedigen voor elke melding (onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en geheimhouding).

Heb je nog geen intern meldpunt? Bereid je dan nu al voor:

• Welke persoon of functie binnen de organisatie zal de verantwoordelijkheid voor het ontvangen en opvolgen van meldingen opnemen?  Je kan die verantwoordelijkheid intern toevertrouwen, bijvoorbeeld aan het hoofd van HR, de bedrijfsjurist, de compliance officer of de GDPR-verantwoordelijke of toevertrouwen aan een externe gespecialiseerde derde partij. Die zet dan het meldpunt op en zal in jouw naam klachten ontvangen en onderzoeken.

• Bepaal hoe de klokkenluidersprocedure er zal uitzien. Hoe wordt het meldpunt technisch opgezet? Hoe zorg je voor de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider?
  Overleg met de sociale partners inzake de procedure is meestal aangewezen. Overweeg eventueel om de vakbonden een formelere ondersteuningsrol toe te kennen voor werknemers die hun boekje willen open doen (want dat blijft sowieso niet makkelijk om te doen!).

• Bepaal hoe je een melding behandelt. Let dan bijzonder op elke handeling die je stelt ten opzichte van de melder. Sommige acties zouden immers kunnen gezien worden als een represaillemaatregel, waardoor je een claim tot schadevergoeding riskeert. Om dat kracht bij te zetten, voorziet de richtlijn in een omkering van de bewijslast. Van zodra de melder eenmaal aannemelijk maakt dat hij of zij nadeel heeft ondervonden na een melding, moet je als werkgever aantonen dat jouw handeling op geen enkele manier verband houdt met de melding.

• Vergeet niet dat je verplicht bent informatie te verstrekken over de klokkenluidersregeling en de verschillende mogelijkheden tot melding, in ieder geval aan de eigen werknemers maar ook aan derden zoals externe dienstverleners.

• Tip : Kijk na of je sociaal secretariaat niet beschikt over een modelpolicy of checklists ivm de klokkenluidersregeling !

Wil je de richtlijn zelf eens grondig lezen? Hier vind je ze.

Bronnen : Richtlijn (EU) 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het EU-recht melden ; persbericht Minister Dermagne ; Securex, De kamer.be