Een effectief communicatieplan opzetten in 8 stappen.

Waarvoor dient een communicatieplan?

Om te communiceren natuurlijk! “Good communication is good business”. Het communicatieplan is het onmisbare instrument om je boodschap op efficiënte wijze tot bij jouw publiek te brengen. Het is de planning bij uitstek van al je communicatie-acties gedurende het jaar.  Het is in zekere zin “jouw navigatieplan” dat de koers en alle stappen bepaalt om je einddoel te bereiken. Niets meer!

Dit gezegd zijnde, voordat je aan de slag gaat, zorg ervoor dat het project goed is gedefinieerd en dat de fundamenten stevig zijn: een gedetailleerde diagnose (marktonderzoek, concurrentie, SWOT, positionering) en een scherpe merkidentiteit (visie, missie, waarden, waardepropositie, slogan en branding) zijn de fundamentele bouwstenen van een geslaagde communicatie.

Om je te overtuigen, zijn dit de belangrijkste voordelen van een goed ontworpen communicatieplan:

• In het begin flitsen de ideeën door je hoofd en ben je geneigd om alle richtingen uit te gaan. Het communicatieplan spoort je aan om jouw ideeën te structureren en om ze opnieuw te concentreren rond de doelgroep.
• Omdat alles moet uitgewerkt worden, zet het plannen van de communicatie je aan om een “rode draad” te bepalen en zorgt het voor een coherente en logische communicatie na verloop van tijd.
• Het opsommen van de communicatieacties en deze koppelen aan specifieke doelstellingen geeft je de kans om de meest relevante acties en de meest effectieve strategie te selecteren en indien nodig de koers bijstellen.
• Door de resultaten te evalueren, maximaliseer je de ROI (return on investment) en optimaliseer je de communicatie-uitgaven na verloop van tijd.
• Het communicatieplan geeft je een globaal beeld van jouw communicatie over een bepaalde periode (meestal: een jaar) en vergemakkelijkt zo aanzienlijk je organisatie.

Kortom, zelfs als je staat te trappelen om al meteen bij de start content te creëren, toch zal even vooraf de tijd nemen om op serene wijze na te denken over je communicatieplan je in een verdere fase heel wat opleveren!

Overtuigd? Volg dan de gids en ontdek de 8 essentiële vragen te ontdekken voor een explosief communicatieplan!

1. Wat is mijn doel?

Zet je schrap, want dit is tegelijkertijd de meest complexe en meest essentiële vraag. Waarom wil je communiceren? Wat wil je je doelgroep “laten doen”? Hoe ga je beoordelen of jouw communicatie een succes of een mislukking was?

Enkele tips:

• Als je doel niet duidelijk is, begin dan met de diagnose: wat is je grootste obstakel/ uitdaging/ probleem om op te lossen?
• Span het paard niet achter de wagen. Het verkopen van een product of dienst gebeurt zelden direct. Verschillende “funnel”-fasen gaan de verkoop vooraf:
  • Kennis van het product/de dienst
  • Zich erbij aansluiten
  • Het zich eigen maken
  • Delen
  • Ambassadeur worden

    Wat is op deze basis jouw doel: laten kennismaken / bewustmaken / informeren / overgaan tot actie?

• Probeer het doel zo SMART mogelijk te maken (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).
• Maak onderscheid tussen het bedrijfsdoel en het communicatiedoel:
  • Het bedrijfsdoel is het vergroten van jouw marktaandeel of omzet door het verwerven of behouden van klanten. Bijvoorbeeld:
    • Tegen het einde van het jaar 50 nieuwe klanten veroveren.
    • In 6 maanden tijd de omzet bij de 10 beste klanten met 20% verhogen.
  • De communicatiedoelstelling richt zich op de respons die je bij je doelgroep wilt genereren: laten kennismaken, laten in de smaak vallen of laten handelen. Bijvoorbeeld:
    • Jouw diensten bekend maken bij 100 milieuvriendelijke bedrijven
    • 200 inschrijvingen van ouders krijgen voor jouw webinar over positieve discipline

Kortom, voor elke communicatie-actie moet je een specifiek doel definiëren dat jouw “koers” zal vormen en dat je in staat zal stellen jouw navigatie in de loop der tijd fijner af te stellen.

2. Tot wie richt ik mij?

Om effectief te kunnen communiceren, is het nodig dat je precies weet met wie je  praat. Wie wil je aan de lijn krijgen?

Enkele tips:

• Probeer in jouw omgeving de mensen te identificeren die je aanbod leuk zouden kunnen vinden. Of probeer hen voor de geest te halen en hen uitvoerig te beschrijven. Hou het niet enkel bij de socio-demografische gegevens. Ga veel verder! Hoe zien ze eruit (leeftijd, geslacht, uiterlijk, enz.)? Wat is hun levensstijl, hun beroep, wat zijn hun gewoonten, hun hobby's? Hebben ze kinderen, vormen ze een koppel, of leven ze alleen? Wonen ze in de stad, op het platteland? Wat zijn hun waarden, hun drijfveren, hun ambities?
• Stel jezelf echt de vraag:  “Wie zal waarschijnlijk positief reageren op de boodschap van jouw bedrijf? “ De bestaande/potentiële klanten? Ambassadeurs/ bloggers/ influencers? Besluitvormers? Een specifiek nieuw segment?

Bijvoorbeeld:

• Vrouwen van 25-55 die aandacht besteden aan hun lijn en die diëten met jojo-effect beu zijn
• Actieve mensen die hoger onderwijs hebben gevolgd en die zich niet volledig kunnen ontplooien in hun werk

3. Welke boodschap wil ik overbrengen?

Wat is na afloop van jouw communicatie, als je doelgroep hiernaar wordt gevraagd, “DE” boodschap die ze moeten onthouden? Wat wil je dat blijft hangen bij de personen in kwestie?

Enkele tips:

• Denk ook na over de gevoelens die je bij jouw publiek wil opwekken: professionaliteit, authenticiteit, humor? Dit is het moment om de waarden die centraal staan in jouw project te overlopen.
• Besteed aandacht aan de toon die je hanteert: formeel en streng, cool en ontspannen, empathisch en hartelijk?
• Denk erom dat de mensen niet veel afweten van jouw project. Wees duidelijk en precies. Vermijd codenamen of ander jargon.
• Kies krachtige argumenten voor de doelgroep. Senioren worden niet op dezelfde manier overtuigd als tieners…
• Zorg ervoor dat jouw communicatie coherent is: toon, visuele identiteit...
• Probeer één enkel idee in één enkele zin te kiezen per communicatie-actie en per doelgroep (“Kiezen is verliezen…!).

Bijvoorbeeld:

• Als je streeft naar een meer harmonieuze familiesfeer, schrijf dan in op mijn nieuwsbrief en ontvang dagelijks advies om je gezinsleven een boost te geven.
• Elke dinsdagmiddag kunt u genieten van ons vegetarisch menu, bereid met biologische, lokale en seizoensproducten.

4. Welke communicatiestrategie zal ik implementeren?

Nu je weet welke boodschap je wil overbrengen, aan welke doelgroep en met welke doelstellingen, is het tijd om het “hoe” te definiëren. Hoe ga je een impactvolle boodschap overbrengen? Hoe ga je de houding en het gedrag van jouw doelgroep beïnvloeden? Hoe gaat je je doelstellingen bereiken?

De bittere werkelijkheid is dat ieder mens in één dag tijd wordt overspoeld door een zee van reclamespots. Wat zal ervoor zorgen dat Laetitia of Alexis die specifieke dag jouw boodschap oppikken en jouw oproep beantwoorden?

Deze stap vereist een globale reflectie met als uitgangspunt de verwachtingen en behoeften van je doelgroep en de communicatiedoelstellingen.

Enkele voorbeelden:

• Rekenen op influencers: organiseer een proeverij van je product met influencers, zodat ze de info op hun persoonlijke manier doorgeven
• Kies voor een contentstrategie waarbij artikelen en tips worden gedeeld
• Doe aan klantenbinding met promoties, geschenken
• Zet aan tot actie door het geschenk of de dienst gratis te laten testen

5. Welke communicatiekanalen/-hulpmiddelen?

“He, doelgroep, waar ben je?”  ". Via welke kanalen of hulpmiddelen breng je je boodschap tot bij de betrokken mensen?

Enkele tips:

• Geef prioriteit aan de verschillende tools/kanalen. Het is beter om een goed communicatiemiddel te selecteren en dit grondig te benutten dan te trachten overal voor de helft aanwezig te zijn.
• Identificeer de contactmomenten met je publiek en besteed aandacht aan jouw “netwerk”. Ga na of je niet op een dood spoor zit. Bijvoorbeeld: het visitekaartje verwijst naar je website die een link legt naar je Instagram-account en vice versa.
• Denk aan elk contact met jouw doelgroep als een “kanaal”. Je fysieke locatie zou bijvoorbeeld kunnen uitnodigen om een e-mailadres achter te laten om lid te worden van een digitale gemeenschap. Jouw aanwezigheid op een evenement bied je de kans om je project te pitchen en om visitekaartjes uit te delen.

Voorbeelden van kanalen, tools:

• Sociale netwerken > voortdurend in verandering met zeer verschillende doelgroepen en stijlen: Instagram, Facebook, Linked In, Pinterest,… Onderschat niet de tijd die nodig is om deze gemeenschappen van input te voorzien en te animeren. Ook hier kan het verstandig zijn om er één te kiezen en om zich hier volledig op toe te leggen.
• Website/blog > de nieuwe trend is de idee dat een website niet langer absoluut noodzakelijk is. Aan jou de keuze! Dit gezegd zijnde, vergeet niet dat sociale netwerken niet van jou zijn. Een website lijkt een beetje op de “dorpskern”, een omgeving die je 100% beheerst en waar het erg handig is om basisinformatie te vinden. Op voorwaarde dat deze goed wordt geoptimaliseerd voor zoekmachines (en dat is niet zo eenvoudig als het lijkt)!
• Newsletters, e-mailings > > interessant om een band met jouw publiek te behouden en om je geloofwaardigheid te vergroten door hen regelmatig content aan te bieden.
• En nog diverse andere kanalen, zoals public relations, evenementen, netwerken, sponsoring, visitekaartjes en duurdere “traditionele” media zoals tv, affichage, geschreven pers, radio, bioscoop…

Milieuvriendelijke communicatiemiddelen

Als je posters, brochures enz. produceert, denk dan eens na hoe je de hoeveelheden kunt optimaliseren om je impact op het milieu te beperken! Stel een verspreidingsplan op (om te voorkomen dat je te veel drukt), kies voor gerecycleerd papier uit duurzaam beheerde bossen (FSC-keurmerk) en geef de voorkeur aan digitaal drukwerk, dat minder afval produceert.
 

6. Budget

Als we aan “budget” denken, denken we vaak aan de kosten van promotie, drukwerk, enz. en we vergeten de kosten van de tijd! Want ja, het kost tijd om een Facebook-pagina te maken, om te reageren op berichten via de verschillende kanalen, om een Instagram-foto te maken,… En deze tijd moeten we proberen te becijferen. We zijn soms zeer verbaasd over het aantal uren per maand dat we aan onze communicatie besteden zonder ons er zelfs van bewust te zijn.

Wat het budget betreft, heb je ofwel een duidelijk afgebakend budget van bij het begin. In dit geval kies je voor de realistische mediamix binnen jouw budget. Ofwel evalueer je eerst de kostprijs voor het behalen van een reeks goed gedefinieerde en meetbare doelstellingen, en valideer je daarna het budget dat op grond hiervan wordt toegekend.

7. Timing

De lastige vraag! Ja, maar binnen welk tijdsbestek? Zelfs als de timing in eerste instantie volkomen willekeurig is, is het belangrijk dat je je daaraan houdt. Beetje bij beetje worden we wat realistischer en leren we prioriteiten stellen!

Bij het nadenken over deze “timing”, moet je ook rekening houden met het meest gunstige moment om maximaal potentiële resultaten te behalen. Bijvoorbeeld vlak voor de zomer indien je ijs wil aanbieden, of tijdens de vakantiemaanden wanneer het gaat om entertainment. En vergeet niet om een minimale herhaling te voorzien om jouw boodschap te verankeren bij je doelgroep.

8. Beoordeling van de resultaten

Klaar om in de statistieken en cijfertabellen te duiken? Toegegeven, dit is niet het meest sexy deel. Maar de tijd nemen om een kruisvergelijking te maken van de resultaten en de verschillende communicatieacties is een bijzonder leerrijke stap. Wat ga je de volgende keer anders doen om de impact te vergroten? Het is allemaal de moeite waard!

Mijn mooie communicatiekalender

Neem de tijd om alle elementen in een communicatiekalender te verzamelen, die duidelijk het volgende weergeeft: doelstelling, doelgroep, boodschap, strategie, kanalen, timing, budget en daaruit volgende resultaten:

Wie kan me helpen?

Afhankelijk van je project en vaardigheden, aarzel niet om hulp te vragen. Je kan een consultancybureau inschakelen voor het opstellen van uw communicatieplan. En vervolgens kan je een beroep doen op meer technische professionals voor de uitvoering van dit plan: grafisch ontwerpers, webontwikkelaars, drukkers...

Hier zijn twee tips:

• Niet alles moet vanaf de eerste dag perfect zijn.  Je kan perfect kleinschalig beginnen en drempels bepalen waarboven je besluit om in zee te gaan met een grafisch ontwerper of webdesigner.
• Begrijp precies wat je delegeert en wat dit voor de toekomst betekent.  Stel duidelijke richtlijnen op. Bijvoorbeeld, wat indien je later functies aan uw website wilt toevoegen? Ben je eeuwig afhankelijk van de webdesigner?

En om in stijl te eindigen, de 3 tips van Les Branchées!

1. Neem vooraf de tijd om later tijd te winnen! Gaan zitten en nadenken over jouw communicatieplan kan een lastige of onbeduidende taak lijken.  En toch, wat een energie bespaar je hiermee! Hou vol en blijf op koers.
2. Houd steeds in het achterhoofd: “Wie heb ik aan de lijn? ". Inderdaad, je praat met mensen, ook al lijkt je doelgroep zich aan de andere kant van de intergalactische ruimte te bevinden! En deze mensen weten niet veel af van jouw project. Vermijd jargon en complexe woorden.
3. Ga tot het einde en maak een kruisvergelijking van de resultaten en jouw strategie. Zo leer je en boek je vooruitgang.

📣 To infinity and beyond!