5 conseils pour mieux gérer vos nouveaux projets

Selon le Project Management Institute, seuls 26% de tous les projets réussissent. Cela signifie que la plupart des projets échouent : ils ne sont pas finis à temps, dépassent leur budget ou n’obtiennent pas le résultat final escompté. Nombre de ces échecs peuvent être attribués à une mauvaise gestion de projet. 

Plus votre entreprise est petite, plus l’échec d’un projet aura de sérieux impacts sur votre business. Voici donc quelques conseils pour vous aider à piloter vos projets en évitant les sueurs froides :

1. Reculer pour mieux sauter

Avant de foncer tête baissée dans la mise en place de votre projet, il est important de prendre un peu de recul et analyser la situation :

• Pourquoi ce projet est-il nécessaire ? (context, problème, objectif, valeur) ?
• Qui est en charge du projet, qui est responsable de quoi ?
• Quelles sont les différentes étapes du projet (planning et deadlines). Dans quelle phase se trouve-t-on actuellement ? Quel ordre de priorité dans les tâches ?
• Quels seront les facteurs clés de succès ? Quels sont les risques (voir point 3)?
• Quels sera le coût du projet ?
• Quelles sont les ressources humaines et compétences à mobiliser ? Qui dois-je impliquer (interne, externe) ? Quel sera leur charge de travail ?

Et si possible, essayez de ne pas faire cet exercice seul, mais d’y impliquer un maximum des parties prenantes de la suite du projet.

Les objectifs SMART, vous connaissez ?

Les objectifs sont souvent formulés de manière trop vague, en tant que souhaits ou bonnes intentions. Afin de gérer un projet avec succès, vous devez vous fixer des objectifs SMART autant que possible. Cette abréviation, particulièrement bien choisie, permet de retenir les principales composantes d’un objectif pour définir plus concrètement son projet. 

Le diagramme Gantt pour la planification

Souvent enseigné en gestion de projet, le diagramme de Gantt est un outil au nom barbare certes, mais qui est une bonne manière de tenir votre projet à jour et de toujours savoir où vous en êtes et quelles sont les prochaines étapes. Il permet de représenter visuellement l'état d'avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet.

Il s’agit le plus souvent d’un tableau à double entrée avec

• en ordonnée : les différentes composantes de votre projet, découpées en micro-tâches mesurables
• en abscisse : la durée du projet, découpée en jours (ou en semaines, comme vous le voulez).
   

Ainsi, vous pourrez prévoir combien de temps prend théoriquement chaque tâche et quels sont les moments où les retards et difficultés peuvent survenir. Il est également possible d’attribuer des ressources à chacune des micro-tâches (tant humaine, que technique). Cela pourra vous permettre d’anticiper des retards (maintenance, congés, etc).

A vous ensuite de faire le suivi de ce diagramme, de le mettre à jour régulièrement et d’en tirer les bonnes conclusions !

Vous pourrez télécharger des versions gratuites  pour créer votre propre diagramme de Gantt et ainsi toujours avoir un œil sur l’avancement de vos projets !

2. Echangez sur votre projet, discutez-en

La communication est une des clefs du succès. En effet, passer du temps à échanger sur les points de vue des différentes personnes impliquées est primordial pour éviter les incompréhensions, des manques de performance ou des retards.
Comme mentionné précédemment, vous pouvez réunir les différents interlocuteurs pour discuter du plan d’actions, des tâches, des difficultés et de l’évolution d’un projet. Mais le nombre de personnes à réunir parfois (l’équipe du projet, les prestataires internes, les commanditaires, les sous-traitants, la hiérarchie de l’entreprise, les utilisateurs, le personnel de l’entreprise, l’environnement de l’entreprise) ne rendent pas cette tâche toujours facile. N’oubliez pas que la technologie et les nombreuses applications de gestion de projet  permettent également de gérer un projet en ligne.

3. Plus vous anticipez, mieux vous serez en mesure de réagir en cas de pépin 

Il est important de bien évaluer le potentiel de son projet, mais aussi de mesurer les risques qui y sont liés. Et, si nécessaire, de mettre en place des plans d’actions.

Pour les projets d’une certaine importance, il peut être intéressant de réaliser une analyse « SWOT », fréquemment utilisée pour définir les atouts et faiblesses d’un projet afin de mieux planifier les possibles difficultés et, si possible, tourner les faiblesses en forces.

Pour gérer au mieux les risques liés au projet, il peut aussi être intéressant d’utiliser une matrice de risques, qui permet de classer les risques et ainsi de mieux définir comment gérer les différents types de risques qui existent.

L’objectif est de les classer par fréquence d’apparition et par gravité. Seuls les risques qui ont une fréquence et une gravité modérée nécessite d’être planifier et gérer. Ainsi, les risques qui arriveront probablement très fréquemment mais qui n’ont aucune gravité, ne doivent pas vous préoccuper autre mesure. Bien évidemment, les risques qui peuvent arriver très fréquemment et qui sont d’une haute gravité doivent vous pousser à vous demander s’il ne vaudrait pas mieux changer de projet.

4. Apprenez à gérer les conflits

Une fois le projet lancé, si vous y travaillez à plusieurs, les différences d’opinions et les conflits seront inévitables. Il est donc important de bien vous outiller pour désamorcer au plus tôt ces sources potentielles de problèmes et vous prémunir contre les malentendus !

Entre autres outils, la technique des chapeaux de Bono permet de se mettre à la place de plusieurs parties prenantes, d’aborder successivement six façons de penser, afin de faire le tour d’une situation de conflit.

L’inventeur de cette technique, Edward de Bono a développé six chapeaux, chacun d’une couleur différente, représentant six façons de penser à répartir parmi les parties prenantes, selon leurs affinités. L’objectif est de répartir les rôles afin que chacun ne pense qu’avec un seul angle et que tous les points importants puissent être abordés, discutés et clarifier.

5. Autopsie pré et post-mortem

A toutes les grandes étapes de votre projet, il est important de prendre un moment, en équipe si nécessaire, pour évaluer l’avancement du projet afin de vous améliorer pour la suite.

Après le lancement effectif du projet, il est également crucial de faire une évaluation plus approfondie du projet, de ce qui a bien fonctionné et/ou moins bien marché. Cela vous aidera à ne plus faire les mêmes erreurs dans le futur et vous apprendra à mieux travailler en tant qu’équipe.

Et surtout, n’oubliez pas de célébrer vos succès !

Crédits images et sources:
La méthode Smart  Le diagramme Gantt   La communication d'un projet  L'analyse Swot   La matrice de sévérité   Les 6 chapeaux de bono