D’un point de vue légal, la facture électronique et la facture papier ont la même valeur. Elles sont donc équivalentes, car elles sont soumises aux mêmes règles, peu importe leur format. Il n’y a d’ailleurs actuellement aucune obligation de recourir à l’un ou l’autre format. Par contre, il est évident que la facture électronique est un procédé qui va aller en se généralisant. Attention toutefois, pour être valable, la facture papier et la facture électronique doivent répondre aux mêmes conditions légales de facturation.
Les notions légales communes à la facture papier et l’e-facture
La notion de facture est reprise dans diverses législations (Code de commerce, Code TVA, loi sur les faillites, …). Elle a donc plusieurs usages. Mais dans les affaires commerciales, elle comprend trois fonctions essentielles dont deux sont liées aux relations commerciales, et une au suivi fiscal et comptable :
- De façon générale, elle atteste l’engagement d’un client à l’égard d’un fournisseur. Elle confirme l’existence d’une dette vis-à-vis d’un tiers en contrepartie d’un bien ou un service fourni ;
- Elle est une invitation à régler cette dette ;
- Elle constitue une preuve pour l’administration qu’il y a un contrat entre deux personnes. Cette dernière peut ainsi retracer un historique des différentes transactions.
La facture est ainsi obligatoire pour un assujetti à la TVA :
- Lorsqu’il achète un bien(s) ou un service(s) à des fins professionnelles,
- Lorsqu’il vend un bien(s) ou une prestation(s) de service,
- Lorsqu’il se fournit dans son stock à des fins personnelles,
- Lorsqu’il encaisse tout ou en partie de ce bien(s) ou prestation(s) de service avant de l’avoir livré(s) ou presté(s).
Nous pouvons nuancer toutefois la vente d’un bien ou d’un service auprès d’un particulier. Si le particulier ne demande pas de facture à l’entrepreneur, ce dernier n’est pas tenu de lui en remettre une, un ticket sera suffisant. Par contre, l’entrepreneur sera tenu d’émettre lui-même en fin de mois une facture récapitulative reprenant toutes ses ventes au comptoir. Il s’agira, par exemple, d’un commerce de textiles qui aura effectué des ventes auprès de particuliers et pour lesquelles aucune facture n’aura été émise.
En ce qui concerne la vente de bien(s) ou de service(s) auprès d’une autre entreprise, il est aussi possible d’émettre une facture globale en fin de mois ou en fin de mission. Mais une convention aura alors été préalablement établie entre les deux parties. Imaginons que Lisa, professeur de yoga comme indépendante complémentaire, donne des cours trois fois par semaine dans un centre de bien-être. Elle facture ses prestations non à ses clientes, mais au centre lui-même. Ils auront convenu en amont que Lisa lui remettra une facture mensuelle pour l’ensemble de ses prestations hebdomadaires. Il aurait aussi été tout à fait possible d’émettre une facture après chaque prestation, mais comme celles-ci sont amenées à se répéter de manière fixe et régulière, il était plus facile d’opter pour la facture globale mensuelle.
Structure et contenu
Même s’il existe des différences entre les modèles de facture des entreprises (un exemple est disponible aux pages 48-51 dans le syllabus de gestion de base de Bruxelles Economie et Emploi), elle est généralement structurée en trois parties :
- l’entête reprend des informations tant sur le vendeur que l’acheteur,
- le corps de la facture contient la description des marchandises/services et les autres mentions obligatoires,
- et les conditions générales de vente. Leur mention n’est pas obligatoire mais fortement recommandée ! C’est une façon de s’assurer que tout est clair entre le vendeur et l’acheteur. Un conseil donc : mentionnez dans tous vos documents (factures, mais aussi bon de commande, bon de livraison, …) qu’il y a des conditions générales de vente et qu’elles sont disponibles, par exemple, sur votre site ou au verso de votre facture.
Pour être recevable, la facture doit contenir au moins les mentions obligatoires minimum. La rédaction en bonne et due forme d’une facture est primordiale. Cette dernière permet en effet à l’administration de retracer l’historique des transactions. D’où les exigences de formes et de contenus. Ces exigences sont si importantes (et dès lors obligatoires) qu’en cas d’irrégularité, l’administration du contrôle TVA peut rejeter une facture et ainsi refuser le principe de déductibilité.
L’e-facture
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L’authenticité de l’origine : l’identité de celui qui émet la facture doit être clairement identifiable. Le fournisseur de bien(s) ou de service(s) doit ainsi être capable de prouver qu’il a émis la facture (ou bien qu’elle a été émise par un tiers mais en agissant au nom et pour le compte du fournisseur) ;
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L’intégrité de la facture : en ce sens, elle ne peut pas avoir subi de modification. A l’entrepreneur de s’assurer d’utiliser un système qui permette au contenu de rester inchangé;
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La lisibilité : le contenu de la facture doit être clairement lisible tant sur écran que sur papier (après impression par exemple);
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L’acceptation : le recours à la facture électronique doit être accepté par le client. Cet accord se fait soit en lui faisant signer un document soit, à la manière de la facture papier, parce que le client la règle. Mais il s’agit là d’une méthode d’acceptation moins explicite.
Bon à savoir
Quid si vous êtes amené à faire coexister des factures en papier et des factures électroniques ? Deux options se présentent à vous : vous pouvez gérer les deux de manière tout à fait séparée ou bien vous pouvez faire en sorte de n’avoir qu’un seul canal in fine : en scannant vos factures papiers par exemple ou bien en imprimant vos factures électroniques.
Le temps de conservation de la facture papier et de l’e-facture est le même, à savoir 7 ans à partir du 1er janvier qui suit la clôture des livres. De plus, il est obligatoire (depuis 2015) de conserver toutes les communications, même les échanges d’e-mails avec élaboration des devis, etc. en lien avec ces factures. Et il est conseillé, pour plus de clarté pour l’entrepreneur lui-même, de noter le numéro d’entreprise dans ses échanges de mails.
Il n’est pas suffisant de noter sur une facture le mot « facture » pour qu’elle soit valable en tant que telle. Il est surtout primordial de mentionner les mentions obligatoires minimum.
Pour conclure, la facture électronique et la facture papier sont équivalentes à condition qu’elles respectent bien les mêmes règles de facturation. L’e-facture doit être clairement identifiable comme électronique, ce qui signifie que le document doit avoir été émis et reçu sous forme électronique. En ce qui concerne la question du « comment », différentes options existent : e-mail, pdf, logiciels, … A vous de choisir la méthode qui vous conviendra le mieux.
Sources :