Se lancer dans l'horeca: par où commencer

Vous avez toujours rêvé de lancer un restaurant ou un café. Vous avez maintes fois imaginé à quoi il ressemblerait, ce qu’on y servirait, qui on pourrait y rencontrer au détour d’un verre. Et puis un jour, ça y est, c’est décidé, vous vous lancez ! Mais par où commencer ? 

Voici, dans les grandes lignes, l’ordre dans lequel vous devriez faire les choses afin de vous faciliter la tâche pour votre restaurant en alimentation durable et mettre toutes les chances de votre côté.

1. Approfondir votre concept

Qu'est-ce que vous avez envie de créer ? Quel type de cuisine allez-vous proposer ? Dans quelle ambiance ? Pour quelle clientèle ?

Vos idées ne doivent pas être révolutionnaires – il y a sans doute déjà trop de « bars à … » - mais avant d'aller plus loin il faut que vous puissiez parler concrètement de la cuisine, de l’ambiance et des autres idées que vous voulez mettre en place. Heureusement pour vous, c'est la partie la plus chouette, qui permet de brainstormer et de rêver de tout ce que vous avez envie de faire sans vous embarrasser de ce qui est réaliste ou pas. Vous avez sans doute déjà des idées plein la tête, il est temps maintenant de les mettre sur papier.

Nos conseils pour être un pro du brainstorming :

• Inspirez-vous de ce qui existe et de ce qui vous plait déjà : un concept à l’étranger, des plats goûtés dans un restaurant, un livre de recettes ou des produits locaux qui vous plaisent ;
• Passez beaucoup de temps à découvrir d’autres lieux et prenez l’habitude de noter tout ce qui vous plait ou vous interpelle ;
• Une fois que vous avez été piocher suffisamment d’idées inspirantes, créez des moodboards pour chaque thématique de votre futur lieu :
  • Cuisine / Carte : qu’est-ce qu’on va y servir ?
  • Identité visuelle et communication : à quoi va ressembler votre image ?
  • Décoration et ambiance : à quoi va ressembler le lieu ?

Certains outils peuvent vous aider à passer cette étape avec brio !

• Pinterest est un excellent outil pour partir à la chasse aux inspirations et pour tout retrouver au même endroit. Créez des tableaux inspirants avec tout ce qui vous plait.
• Notez dans un carnet ou sur une application de prise de notes tout ce qui vous interpelle lorsque vous découvrez un lieu : les bonnes idées, ce qu’il ne faut pas faire, combien de personnes travaillent, quels sont les horaires d’ouverture, de quoi est faite la décoration, est-ce que la carte change régulièrement, etc. Soyez organisé(e) dans vos notes !
• Créez vos moodboards avec vos 10 éléments préférés directement sur Powerpoint ou sur Google Slide : c’est facile d’utilisation et cela vous permet de les améliorer à votre guise.

2. Réseauter et comprendre l'écocsystème dans lequel vous vous lancez 

Vous avez de l’expérience dans l’horeca ? Génial, vous savez certainement exactement de quoi vous parlez et vous connaissez les ficelles du métier. Il est probable que vous connaissiez également d’autres personnes du secteur.

Si vous n’avez aucune expérience, pas d’inquiétude. Attention simplement à ne pas idéaliser le métier et à vous préparer correctement à ce qui vous attend. L’idéal est de travailler quelques temps dans un autre lieu afin d’apprendre ce qu’il se passe sur le terrain. Si ce n’est pas possible, essayez de vous faire un maximum de contacts dans le secteur : ça vous permettra d’éviter de faire des erreurs, d’avoir des relais de communication, de créer des partenariats, de rencontrer des fournisseurs ou même de trouver votre futur local. Bonne nouvelle à Bruxelles : l’alimentation durable est un petit milieu très bienveillant où on n’hésitera pas à vous donner un coup de pouce.

Quelle que soit votre situation, il est important de confronter vos idées et votre projet dès le début de votre démarche, et de continuer à le faire tout au long du développement de votre projet.

Ci-dessous, quelques pistes pour réseauter à Bruxelles et rencontrer un tas de chouettes entrepreneurs comme vous :

• BeCook est une cuisine partagée qui organise des meetups mensuels entre entrepreneurs bruxellois actifs dans l’alimentation.
• Le RABAD est un réseau des acteurs bruxellois dans l’alimentation qui organise de nombreux événements chaque année.
• Les écoles de cuisines bruxelloises vous permettront peut-être de rencontrer le futur chef de votre restaurant. Allez faire un tour du côté du Ceria ou de l’EFP.
• Horeca Be Pro est le centre de référence des formations en horeca à Bruxelles.
• Toutes les formations en entrepreneuriat sont également l’occasion de rencontrer de futurs entrepreneurs : Greenlab, Crédal ou JobYourself vous serviront de relais vers les gens que vous voulez rencontrer.
• Vous cherchez à rencontrer des producteurs ? Les annuaires de Biowallonie ou de Bioforumvlaanderen vous seront d’une grande aide.

3. Développer votre projet et avoir une vision d'ensemble

L'étape de réseautage se fait évidemment en parallèle de tout le reste. Dès que votre concept est plus clair, vous pouvez commencer à planifier son lancement. Vous allez devoir travailler à la fois sur votre stratégie et sur vos prévisions financières.

Pour établir votre stratégie, partez sur un Business Model Canvas, un outil très utilisé par les entrepreneurs de tous bords. Il vous permettra d’avoir une vue d’ensemble du projet et des enjeux des différents choix que vous allez faire.

Pour déterminer vos prévisions financières, cela se passe en quatre temps :

• Sur base du menu que vous avez imaginé, établissez des fiches-recettes les plus complètes possibles. En liant vos recettes aux prix réels des fournisseurs, vous serez en mesure de calculer votre foodcost et de déterminer la marge que vous pouvez faire sur chaque produit vendu. Pour déterminer les prix de ventes, comparez vos plats à ceux des lieux dont vous vous inspirez, cela vous donnera une bonne fourchette de prix acceptables pour votre client.
• Déterminer les futures charges fixes de votre établissement : loyer, électricité, eau, employés, comptable, assurance, etc. Celles-ci seront dans un premier temps fictives mais vous permettront de maîtriser vos chiffres et de les adapter quand l’opportunité d’un vrai lieu se présentera. À nouveau, basez-vous sur l’expérience de votre réseau ou faites-vous accompagner par une structure expérimentée pour avoir des ordres de grandeur de chiffres.
  Attention: dans l’évaluation de vos loyers, tenez compte des – très - nombreux mois de location durant lesquels vous devrez attendre le résultat de votre demande de permis d’urbanisme !
• Sur base de vos marges et de vos charges, vous allez être en mesure de déterminer la quantité de plats à vendre par semaine pour être rentable. Le chiffre auquel vous êtes arrivé est-il réaliste ? Si pas, qu’est-ce que vous pouvez améliorer pour y arriver ? Dans tous les cas, comparez vos résultats à vos sources d’inspiration : est-ce que le nombre d’employés envisagé semble cohérent ? Est-ce que le nombre de couverts / clients par jour semble cohérent ?
• Finalement, établissez un plan de financement : de quoi avez-vous besoin pour démarrer au jour 1 (outil de communication, mobilier, caisse enregistreuse, petit matériel de cuisine etc) ? Combien est-ce que cela va vous coûter ? Et, évidemment, comment est-ce que vous allez financer ces investissements ?

Cette étape est la partie la plus compliquée parce que vous allez vous rendre compte que vous basez beaucoup de choses sur des hypothèses. Le plus important est de bien comprendre vos chiffres et de pouvoir les adapter rapidement en fonction des opportunités que vous croisez.

Si cela vous fait peur de vous aventurer dans les chiffres ou la stratégie seul, faites appel à une structure d’accompagnement :

• Des ateliers Business Model Canvas sont régulièrement organisés à Bruxelles.
• Crédal accompagne depuis plusieurs années des restaurants et cafés durables, allez les rencontrer !
• Si vous avez un peu de budget, plusieurs agences créatives culinaires peuvent également vous accompagner dans votre projet et vous épargner de nombreux tracas grâce à leur expérience : Eureka, Studio Faim, Innovative cuisine,…

4. Confrontez-vous à vos futurs clients

Une fois que votre projet a l'air de tenir la route sur papier, il est temps de vous confronter à vos potentiels futurs clients. Cela vous permettra :

• De tester les plats que vous voulez proposer, la réaction des clients par rapport aux prix et vos premiers canaux de communication.
• De créer de l’engouement autour du projet et – qui sait – une première communauté engagée auprès de vous.
• De tester le potentiel de clientèle d'un quartier en situation réelle.

L’objectif est de valider vos hypothèses et de vous constituer une première base de clients. Pour cela soyez créatif(ive) !

• Organisez des tables d’hôtes et observez la réaction de vos convives ;
• Frayez-vous une place dans des événements privés et faites déguster votre cuisine ;
• Organisez un crowdfunding et découvrez le potentiel du projet ;
• Participez à l'appel à projet Kokotte afin de pouvoir tester votre horeca en situation réelle pendant quelques mois.

5. Se former et partir sur de bonnes bases

Tout au long de votre processus de création, formez-vous et écartez le plus vite possible de votre chemin tout ce qui vous inquiète.

• Tout d'abord, renseignez-vous sur les communes qui, dans le but de diversifier l’offre commerciale, ont décidé de limiter l’ouverture d’établissement horeca dans certains quartiers.
• Vous n’avez pas l’accès à la profession ? Déterminez rapidement ce que vous pouvez servir ou pas, ou trouvez un(e) associé(e)
• Vous n’avez aucune compétence en gestion d’entreprise ? Suivez éventuellement une formation à ce sujet.
• L’ASFCA vous fait peur ? Suivez une formation et soyez sûr(e) de respecter les règles.
• Vous ne connaissez pas toutes les assurances et les permis nécessaires pour vous lancer ? Contactez un courtier d’assurance, Bruxelles Environnement et la fédération horeca. Lisez également nos articles à propos des permis d’urbanisme et des assurances.

Le plus important est de ne pas garder des zones d’ombres qui alourdiront votre charge mentale. Procédez de manière méthodique, une chose à la fois, tout en développant votre projet. Si par chance, vous lancez le projet à plusieurs, répartissez-vous les tâches et devenez encore plus complémentaires.

6. Préparer votre lancement

Tout semble à présent clair dans votre tête ? Vous êtes sûr(e) de vous et vous vous apprêtez à vous lancer ? Voici les dernières étapes à accomplir :

• Durant les 2-3 derniers mois avant votre lancement, confrontez votre plan financier à des banques afin d’avoir un accord de principe sur un crédit si nécessaire. 
• Toute installation d’un nouvel horeca nécessite un permis d’urbanisme préalable. La durée de la procédure peut durer jusqu’à un an ou plus selon les communes ! Si vous reprenez un horeca, vérifiez que cet établissement possède bien le permis d’urbanisme spécifique dont vous avez besoin : café ? petite restauration ? pizzeria ? bar ? restaurant ? 
• Pour trouver un lieu où vous installer, consultez Inventimmo, la banque de données dédiée à l’immobilier professionnel à Bruxelles. Mais attention : ce site immobilier ou autres sites similaires ne vérifient pas le permis d’urbanisme existant sur les biens annoncés. Ne croyez ni le propriétaire, ni l’agent immobilier, ni l’ancien exploitant. Une seule source fiable : passez au guichet de l’urbanisme de la commune.   
  Un bon conseil : recherchez un bien qui dispose déjà du permis d’urbanisme précis dont vous avez besoin. Vous vous épargnerez des mois de procédure, et une éventuelle déconvenue.  
• La cellule Retail de Hub Brussels de pourra vous accompagner dans l’ouverture de votre commerce.
• Préparez votre communication de lancement, rassemblez les gens autour de votre projet et faites de votre inauguration une réussite. C’est le bon moment pour lancer un crowdfunding.
• Trouvez un comptable qui croit en votre projet et qui est prêt à vous accompagner dans cette aventure.
• Remettez vos candidatures aux différents appels de la Région qui vous aident dans votre lancement : OpenSoon vous aide à payer vos premiers loyers, tandis que Village Finance soutient les projets d’économie circulaire. Prenez bien connaissance des aides à l’emploi qui existent.
• Prenez votre numéro de d’entreprise auprès d’un guichet d’entreprises.

C’est parti ! Les quelques semaines qui suivent votre lancement seront intenses : imprévus, joies et frayeurs viendront rythmer votre quotidien.

Vous aurez sans doute repoussé tant que possible la gestion administrative et financière au profit de l’organisation au jour le jour. Prenez cependant le temps nécessaire pour y retourner : vos résultats correspondent-ils à vos prévisions ? Si non, comment corriger le tir ? Après le lancement, il peut être essentiel de continuer à être suivi par une structure d’accompagnement afin de vous encourager à faire le point régulièrement.

Auteur/organisation : Crédal - Roldan Descamps - écrit le 3 novembre 2019