Je eigen horecazaak opstarten: hoe begin je eraan?

Heb je er altijd al van gedroomd een restaurant of café op te starten? Heb je je al vaak ingebeeld hoe het eruit moet zien, welke gerechten er worden geserveerd, wie men er rond een glaasje kan ontmoeten?
En op een dag is het zover, je beslist de stap te wagen! Maar waar te beginnen?

Om het je gemakkelijk te maken en zoveel mogelijk risico's uit te sluiten, vind je hieronder in grote lijnen de volgorde waarin je de zaken best kan aanpakken.

1. Je concept uitdiepen

Wat wil je graag creëren? Welk soort keuken wil je aanbieden? Welke sfeer moet je zaak uitstralen? Welk soort klanten wil je aantrekken? 

Je hoeft niet met baanbrekende ideeën op de proppen te komen en de zoveelste 'typische' bar op te starten. Wat wel belangrijk is, is dat je eerst concreet nadenkt over de keuken, over de sfeer en over de andere ideeën die je wil ontwikkelen. Gelukkig voor jou is dat het leukste deel. Zo kan je brainstormen en dromen van alles wat je wil doen, zonder je te bekommeren over de al dan niet haalbaarheid ervan. Wellicht zit je boordevol ideeën! Het wordt tijd om die nu op papier te zetten. 

Onze tips om een pro te worden in brainstorming:

• Put inspiratie uit wat al bestaat en uit de dingen die je leuk vindt: een buitenlands concept, gerechten geproefd in een restaurant, een kookboek of lokale producten die je lekker vindt;
• Neem al je tijd om andere plekken te ontdekken en neem de gewoonte aan om nota te nemen van alles wat je leuk of lekker vindt of van alles wat je aanspreekt.
• Zodra je voldoende inspiratie hebt verzameld, kan je voor elk thema van je toekomstige plek moodboards creëren.
  • Keuken / menukaart: wat ga je er serveren?
  • Visuele identiteit en communicatie: hoe gaat je imago eruitzien?
  • Decor en ambiance: hoe gaat de plek eruitzien? 

Er bestaan tools die je kunnen helpen om deze fase met brio af te leggen

• Pinterest is een uitstekende tool om op inspiratiejacht te gaan en ook om alles op dezelfde plaats terug te vinden. Maak inspirerende borden van alles wat je leuk en interessant vindt.
• Noteer in een notitieboekje of -app alles wat je aanspreekt wanneer je een nieuwe plek ontdekt: goede ideeën, wat je moet vermijden, hoeveel personen er werken, de openingstijden, waaruit de decoratie bestaat, of de menukaart vaak verandert, enz. Organiseer je notities!
• Maak direct in PowerPoint of op Google Slide moodboards van je 10 favoriete thema's: deze tools zijn gemakkelijk te gebruiken en je kan ze regelmatig naar eigen goeddunken verbeteren.

2. Netwerken en het ecosysteeem begrijpen

Heb je ervaring in de horeca? Geweldig, je weet dus precies waarover je het hebt en je kent de kneepjes van het vak. Misschien ken je ook andere personen die in de horeca actief zijn?

Heb je geen ervaring? Geen paniek! Wees gewoon voorzichtig dat je het beroep niet idealiseert en bereid je goed voor op wat je te wachten staat. Idealiter zou je een tijdje in een ander restaurant of café moeten gaan werken om te leren hoe dat in de praktijk in zijn werk gaat. Is dat niet mogelijk, tracht dan om zoveel mogelijk contacten te leggen in de sector: zo zal je fouten vermijden, communicatiekanalen ontdekken, partnerschappen sluiten, leveranciers ontmoeten en zelfs je toekomstige vestiging vinden. Goed om te weten: duurzame voeding in Brussel is een kleine maar zeer welwillende sector waar men niet aarzelt elkaar een handje toe te steken. 

Wat je situatie ook mag zijn, is het belangrijk om van bij het begin van je aanpak je ideeën en je project te toetsen en dat te blijven doen tijdens de gehele ontwikkeling van het project. 

Hierna een aantal tips om in Brussel te netwerken en tal van interessante ondernemers als jezelf te ontmoeten.

• Co-oking is een gedeelde keuken die maandelijkse meetups organiseert tussen Brusselse ondernemers die actief zijn in de voedingssector.
• RABAD is een netwerk van Brusselse actoren voor duurzame voeding dat elk jaar tal van evenementen organiseert.
• In de Brusselse vormingscentra zou je wel eens de chef kunnen ontmoeten van je toekomstig restaurant. Ga eens een kijk nemen bij COOVI , EFP (FR) of Syntra Brussel (NL).
• Horeca Be Pro is het Brussels referentiecentrum van de opleidingen in de horeca.
• Ondernemerschapsopleidingen bieden eveneens de gelegenheid om toekomstige ondernemers te ontmoeten: Greenlab, Crédal (FR) of JobYourself kunnen dienen als platform om contacten te leggen.
• Wil je graag producenten ontmoeten? Hierbij kunnen de webgidsen van Biowallonie (FR) of van Bioforumvlaanderen een grote hulp zijn. 

3. Je project ontwikkelen en een totaalbeeld hebben van de to-do's 

De netwerkfase wordt uiteraard parallel aan de rest uitgevoerd. Zodra je project duidelijker wordt, kan je de lancering ervan beginnen te plannen. Je zal tegelijk aan je strategie en aan je financiële prognoses moeten werken. 

Stippel je strategie uit op basis van een Business Model Canvas, een veelgebruikte tool door ondernemers van allerlei slag. Zo zal je je een algemeen beeld kunnen vormen van het project en van de uitdagingen van de verschillende keuzes die je moet maken. 

Om je financiële prognoses op te stellen, ga je in 4 fasen tewerk:

• Stel voor de menukaart die je hebt uitgedacht zo compleet mogelijke receptenkaarten op. Door je recepten aan de reële prijzen van de leveranciers te koppelen, kan je de foodcost berekenen en de marge die je voor elk verkocht product kan optekenen. Vergelijk je gerechten met die van de plekken waarop je je inspireert om de verkoopprijzen te bepalen, wat je een prijsmarge zal geven die ook aanvaardbaar is voor de klant.
• Bereken de toekomstige vaste kosten van je restaurant: huur, elektriciteit, water, werknemers, boekhouder, verzekering, enz. Die kosten zijn weliswaar enkel een projectie maar zullen ze je wel toelaten om de cijfers onder de knie te krijgen en ze te leren aanpassen wanneer de kans van een eigen lokaal zich aanbiedt. Ook hier kan je steunen op de ervaring van je netwerk of je laten begeleiden door een ervaren begeleidingsstructuur om een idee te krijgen van de grootteorde van de cijfers. 
  Opgelet : wanneer je de kosten voor de huur evalueert, hou dan ook rekening met de lange duurtijd alvorens je je stedenbouwkundige vergunning bekomt. 
• Op basis van je marges en vaste kosten kan je het aantal schotels berekenen dat je per week moet verkopen om de rentabiliteit van je restaurant te verzekeren. Is de uitkomst van je berekening realistisch? Zo niet, wat kan je verbeteren om er te geraken? Vergelijk in ieder geval je resultaten met je inspiratiebronnen: lijkt het aantal geplande werknemers coherent? Lijkt het aantal couverts / klanten per dag coherent?
• Ten slotte, stel een financieringsplan op: wat heb je nodig om op dag 1 van start te gaan (communicatiemiddelen, meubilair, kasregister, klein keukengerei, enz.)? Hoeveel gaat je dat kosten? En, uiteraard, hoe ga je die investeringen financieren?

Dat is de meest ingewikkelde fase, rekening houdend met het feit dat je vooral met hypothesen werkt. Het belangrijkste is dat je de cijfers goed begrijpt en dat je die snel kunt aanpassen aan de kansen die zich voordoen.

Je kan ook een beroep doen op een begeleidingsstructuur om je te helpen bij het berekenen van de cijfers en het uitstippelen van de strategie.

• In Brussel worden regelmatig BMC-workshops (Business Model Canvas) georganiseerd.
• Crédal (FR) begeleidt al jaren duurzame restaurants en cafés, ga er eens aankloppen!
• Als je budget dat toelaat, zijn er ook creatieve culinaire agentschappen die je kunnen begeleiden en je dankzij hun ervaring heel wat gedoe kunnen besparen: Eureka, Studio Faim (FR), Innovative cuisine (FR), enz. 

4. Toets je potentiële klanten

Zodra je project op papier haalbaar lijkt, wordt het tijd om je toekomstige potentiële klanten te toetsen. Dat zal je toelaten:

• Om de gerechten die je wil aanbieden, de reactie van de klanten op de prijzen en je eerste communicatiekanalen te testen.
• Om enthousiasme voor het project te creëren en - wie weet - een eerste community rond je project.
• Om het klantenpotentieel van een wijk in het echt te testen.

Het is de bedoeling om je hypothesen aan de werkelijkheid te toetsen en te bevestigen en een eerste klantenbestand op te bouwen. Hiervoor moet je blijk geven van creativiteit!

• Organiseer gastentafels en monitor de reactie van je gasten;
• Verover een plaatsje in private evenementen om er je keuken aan te bieden
• Organiseer een crowdfundingactie en ontdek of je project potentieel interessant lijkt
• Neem deel aan een pop-up om je project gedurende enkele maanden in reële omstandigheden te testen.

5. Je vormen om op een solide basis van start te gaan

Vorm jezelf gedurende het gehele oprichtingsproces om alles wat je zorgen baart zo spoedig mogelijk uit de weg te ruimen.

• Informeer je eerst bij gemeenten die bepaalde horecazaken weren om de commerciële diversiteit binnen de gemeente te vrijwaren.
• Heb je geen toegang tot het beroep? Bepaal snel wat je wel of niet kunt serveren of vind een vennoot.
• Schrikt het FAVV je af? Volg een opleiding om zeker te zijn dat je aan de regels voldoet.
• Heb je geen ervaring met bedrijfsbeheer? De syllabus van Brussel Economie en Werkgelegenheid kan de autodidacten helpen of je kan ook een opleiding in bedrijfsbeheer volgen bij Syntra Brussel of het Centrum voor Volwassenenonderwijs (CVO).
• Ben je niet op de hoogte van de nodige verzekeringen en vergunningen om je activiteit te lanceren? Daarvoor kan je contact opnemen met een verzekeringsmakelaar, met Leefmilieu Brussel en met de Federatie Horeca. Lees ook onze artikels over de stedenbouwkundige vergunningen en over de verzekeringen.

Het belangrijkste is om geen grijze zones te laten die je mentaal onder druk zetten. Ga methodisch te werk, doe één ding tegelijk en ontwikkel tegelijkertijd je project. Mocht je het project samen met anderen lanceren, verdeel dan de taken om nog beter op elkaar in te spelen.

6. Bereid je lancering voor

Heb je alles klaar en duidelijk op een rijtje? Ben je zeker van je stuk en ben je klaar om de stap te zetten? Hierna de laatste fasen voordat je je project opstart :

• Leg in de 2-3 maanden vóór de opstart je financieel plan voor aan de banken om een principeakkoord te sluiten voor een eventueel krediet.
• De installatie van een nieuwe horecazaak  vereist een stedenbouwkundige vergunning ! In sommige gemeenten moet je soms tot een jaar wachten alvorens je die vergunning krijgt ! Indien je een horecazaak overneemt, controleer dan goed of het over de vergunning beschikt die je nodig hebt: een café, een snack, een pizzeria, een bar, een restaurant?
• Zoek een plek voor je project die aan je verwachtingen voldoet. Daarbij kan Inventimmo, de databank met handelspanden en professioneel vastgoed in Brussel een nuttige tool zijn. Maar opgelet: deze site of gelijkaardige vastgoedsites gaan niet na of het goed wel degelijk over een stedenbouwkundige vergunning beschikt. Neem ook niet voetstoots aan wat de eigenaar, de vastgoedconsulent of de vorige huurder vertelt : ga naar het stedenbouwkundig loket van je gemeente en laat het controleren.
• De Retail-cel van Hub Brussels kan je begeleiden voor de opening van je zaak.
• Bereid je lanceringscommunicatie voor en schaar personen rond je project voor een succesvolle opening. Dit is ook een geschikt moment voor een crowdfundingactie.
• Vind een boekhouder die in je project gelooft en die bereid is je in dit avontuur te begeleiden.
• Stel je kandidatuur voor de verschillende projectoproepen van het Gewest die ondersteuning bieden bij de lancering: OpenSoon helpt je in het begin om de huur te betalen, terwijl Village Finance projecten steunt in de circulaire economie. Neem ook kennis van de bestaande steunmaatregelen voor tewerkstelling.
• Vraag bij een ondernemingsloket je ondernemingsnummer aan. 

Ziezo, nu kan je aan de slag! De weken die volgen op de opening zullen intens zijn: onvoorziene omstandigheden, vreugde en angstige momenten zullen het ritme bepalen van je dagelijkse werkzaamheden.

Ondertussen heb je vermoedelijk het administratief en financieel beheer zo lang mogelijk uitgesteld om je toe te leggen op de dagdagelijkse organisatie van je activiteit. Neem echter de tijd om dat beheer te hervatten: stemmen je resultaten overeen met je prognoses? Zo niet, hoe kan je de koers bijstellen? Het kan ook nodig zijn om na de lancering door een begeleidingsstructuur te worden gevolgd die je zal aansporen om regelmatig de stand van zaken op te stellen.

Auteur/organisatie : Crédal - Roldan Descamps - 3 november 2019