Hoe ziet het bedrijf van morgen eruit? Sinds de workshop in november van Ludmilla Petit, coach in corporate governance, besteedt hub.brussels extra aandacht aan het thema van participatief bestuur. Dit nieuwe organisatiemodel brengt de traditionele hiërarchische systemen aan het wankelen, maar hoe zit het juist in elkaar?
Een bestuur dat de werknemers betrekt bij de organisatie, is een van de succesingrediënten voor overleving in de complexe wereld van vandaag en morgen, ongeacht of je een kmo, een start-up, een ngo, een coöperatieve of een grote onderneming leidt. Het bevordert namelijk de flexibiliteit en de overdracht, en de verzoening van welzijn en prestaties voor een duurzamere organisatie. Lees hieronder de basisprincipes van participatief bestuur in een notendop.
Bestuur herdefiniëren
Wat verstaan we onder ‘bestuur’? Of je nu jurist, financier of manager bent – iedereen bekijkt bestuur vanuit zijn eigen invalshoek. Het wordt doorgaans gedefinieerd als het systeem waarmee een organisatie beslissingen neemt en uitvoert om haar doelstellingen te bereiken.
“Wanneer we het hebben over werknemersbetrokkenheid bij het bestuur, dan bedoelen we dat ze macht en verantwoordelijkheid krijgen om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Dat kan op verschillende niveaus: op operationeel niveau, op een meer strategisch niveau, of zelfs in het aandeelhouderschap”, vertelt Ludmilla Petit.
Gedeeld bestuur, een andere aanpak
Waarom stappen ondernemingen over naar dit model? “De meeste organisaties die kiezen voor samenwerking in het bestuur, zijn vooral gedreven door een diepgewortelde wens om anders te werken, om iedereen een professioneel kader te bieden dat meer voldoening geeft en beter overeenstemt met hun waarden. In de praktijk merk ik dat zij door hun werknemers meer autonomie te geven, ze hen ook meer motiveren. Ze worden ook flexibeler en efficiënter, en dat is net wat we nodig hebben in de complexe wereld van vandaag”, aldus Ludmilla.
De basis van een participatieve organisatie
Er bestaat niet één model van participatief (of collaboratief, of gedeeld ...) bestuur. Het is eerder een filosofie of ingesteldheid volgens een paar basisprincipes die in elke organisatie anders kunnen worden uitgewerkt:
1. Elke organisatie wordt gedreven door haar eigen bestaansreden
“De bestaansreden is de hoeksteen van een organisatie: waarom bestaat mijn organisatie, wat doet ze (en voor wie) en wat zijn de waarden die onze werking sturen? Ze motiveert en geeft een gezamenlijke richting ...”
2. Mensen in een centrale rol
De hele organisatie is gebaseerd op vertrouwen (weinig controlemechanismes), non-ego (geen machtsspelletjes, maar focus op de gemeenschappelijke missie) en intrinsieke gelijkheid (iedereen verdient respect, ongeacht zijn of haar functie). Een dergelijke organisatie leidt tot een actief beleid van talentontwikkeling en laat voldoende ruimte voor emotie.
3. Autonomie
Iedereen kan beslissingen nemen binnen zijn eigen welomschreven perimeter. Degene die het beroep uitoefent, weet het waarschijnlijk het best. Ik ben bijvoorbeeld het best geplaatst om het materiaal te kiezen waarmee ik moet werken ... Dat impliceert ook dat ik over alle nodige informatie beschik om de juiste beslissing te nemen (budget, impact van mijn beslissing op anderen enz.).
4. De definiëring van een kader met duidelijke en expliciete regels, basisprincipes en waarden voor een optimale organisatie.
“Zo een kader wordt vaak overgeslagen bij de overstap naar een samenwerkingsmodel omdat ervan wordt uitgegaan dat menselijkheid en betrokkenheid voldoende zullen zijn, maar het is echt fundamenteel. ‘Samenwerken’ betekent niet dat iedereen over alles mag beslissen, verre van zelfs.”
Het idee omzetten naar de praktijk
Overstappen naar een samenwerkingsmodel houdt natuurlijk organisatorische veranderingen in om een ‘vlakkere’ organisatie te verkrijgen. Maar er wordt vaak over het hoofd gezien dat dat ook veranderingen met zich meebrengt op individueel en collectief niveau: een betere communicatie en vergaderingen waar iedereen zich kan uiten, waar op een doeltreffende manier beslissingen kunnen worden genomen, waar op een correcte manier wordt omgegaan met emoties ...
Enkele belangrijke stappen:
1. Haal belemmeringen weg
“Als je mensen vooruit wilt laten gaan, moet je de steentjes uit hun schoenen halen.” Het kan daarbij gaan om duidelijke operationele moeilijkheden die moeten worden overwonnen voordat er kan worden begonnen met de transformatie, maar het kan ook gaan om meer verborgen, diepgaandere hindernissen. “Ik werd benaderd door een bedrijf dat zijn activiteit wilde overdragen aan zijn werknemers, maar hoewel de werknemers er heel graag werkten, waren ze niet bereid om die verantwoordelijkheid op te nemen. Sommige mensen zijn misschien wel heel graag betrokken, maar willen daarom niet per se aandeelhouder worden”, verklaart Ludmilla.
2. Definieer je rol als leader
Stel jezelf daarnaast de tweeledige vraag: in hoeverre ben ik bereid om mijn leiderschapsrol te laten evolueren? En tot op welk niveau wil ik mijn personeel betrekken?
- in het kapitaal (werknemers worden aandeelhouders)
- in de strategie (de teams zijn betrokken bij de visie en de doelstellingen)
- in het operationele (het personeel is betrokken bij besluiten rond de werking)
3. Begin bij het begin
“Ik ben grote voorstander van het principe ‘stapje voor stapje’. Een organisatie willen veranderen door het groots aan te pakken en het roer volledig om te gooien ... Dat werkt zelden, want je stuit gewoon op te veel weerstand. Er bestaat niet echt een sjabloon voor, maar de eerste stap is vaak de bestaansreden van de organisatie definiëren (missie, visie, waarden) en de werknemers daarbij betrekken. Terugkeren naar de fundamentele vraag 'waarom zijn we met z’n allen hier' bevordert bovendien het samenhorigheidsgevoel”, vervolgt Ludmilla.
Als volgende stap kan er worden gewerkt aan een duidelijk kader dat autonomie bevordert, met inbegrip van (uit organisatorisch oogpunt) duidelijk omschreven rollen, besluitvormingsprocessen in samenwerkingsverband, en systemen om de informatie in de organisatie transparant te maken.
Tot slot moeten de mensen de instrumenten krijgen om beter te communiceren en samen te beslissen.
Wanneer het bestuur flexibeler en meer betrokken wordt
Participatief bestuur is in opmars als hét model voor nu en in de toekomst. Het maakt ons flexibeler, aandachtiger voor wat anderen te zeggen hebben en beslissingsvaardiger, ook wat betreft strategische aspecten.
Autonomie, beslissingsrecht, projectinitiatief en betrokkenheid bij het bestuur en de visie worden zowel door werknemers als door managers gewaardeerd en nagestreefd in zowel kleine als grote ondernemingen.
Participatief bestuur kan bovendien een hulpmiddel zijn bij bedrijfsovernames met personeel. De kledingoutlet Cameleon is daar een mooi voorbeeld van. De nieuwe beheermaatschappij RENGO wilde het bedrijf overnemen door de werknemers te betrekken bij het aandeelhouderschap, en voerden een veelbelovend participatief bestuur in. De successtory van Cameleon verschijnt binnenkort in de nieuwsbrief van 1819.
Op zoek naar inspiratie?
"Reinventing organizations, Vers des communautés de travail inspirées" van Frédéric Laloux kan inzake participatief bestuur een inspiratiebron zijn. De auteur recenseert de opkomende organisatiemodellen en de gemeenschappelijke kenmerken van participatieve ondernemingen.
Hij baseert zich daarbij op uitgebreid onderzoek van baanbrekende organisaties. In zijn boek vind je veel praktische tips en inspirerende verhalen.
In een volgende nieuwsbrief van 1819 kun je ook de getuigenissen lezen van de bedrijven Easi, Partena Professional en Cobea Coop over hun ervaringen met dit samenwerkingsmodel.
Auteur: Edito3