Bepaalde ondernemingen zetten goede verkoopcijfers neer en behalen mooie marges, maar slagen er niet in een voldoende solide kaspositie te bereiken. Hun bankrekening staat bijna in het rood terwijl de activiteiten wel goed lopen. Bedrijfsbeheerremedies bestaan, zoals het klassieke, maar vaak te weinig in acht genomen beheer van de behoefte aan werkkapitaal.
Meerdere verklaringen kunnen een gespannen of negatieve kastoestand rechtvaardigen: te grote geldopnames voor privé- of professionele behoeften, tekort aan kapitaal bij het opstarten van de onderneming, slechte financiering van investeringen, diefstal, ...
Maar drie klassieke fouten steken in veel zko's-kmo's de kop op:
- de toekenning aan klanten van te lange betalingstermijnen
- het niet onderhandelen van betalingstermijnen met leveranciers
- een slecht voorraadbeheer
Deze drie elementen vallen onder wat het beheer van de 'behoefte aan werkkapitaal' wordt genoemd.
De behoefte aan werkkapitaal
De behoefte aan werkkapitaal vertegenwoordigt het bedrag aan kasmiddelen dat nodig is om de lopende exploitatie van de onderneming te garanderen. Deze behoefte houdt verband met de aan de klanten toegekende betalingstermijnen en met het geld dat met de voorraden en de productie is gemoed.
De behoefte kan worden verzacht dankzij door leveranciers toegekende langere betalingstermijnen; deze laatste bieden de mogelijkheid om tijdelijk wat geld in de kas van de onderneming te houden.
De behoefte aan werkkapitaal wordt op de volgende manier berekend:
Klantenvorderingen (a)
Aantal toegekende dagen (termijnen) x Verkoopbedrag incl. btw = €
---------------------------------------------------------------------------------------
360 dagen
Leveranciersschulden (b):
Aantal verkregen dagen (termijnen) x Aankoopbedrag incl. btw = €
-------------------------------------------------------------------------------------
360 dagen
Voorraadtermijnen (c):
Aantal voorraaddagen x Bedrag van de jaarlijkse consumpties excl. btw = €
------------------------------------------------------------------------------------------------
360 dagen
Bedrag van de behoefte aan werkkapitaal = (a) +(c) – (b)
Het bedrag van de behoefte aan werkkapitaal kan ook worden berekend op basis van de balans van de onderneming:
Post klantenvorderingen (balans van de onderneming)
+ Voorraadniveau (balans van de onderneming)
- Leveranciersschulden (balans van de onderneming)
= behoefte aan werkkapitaal
Het beste is om deze behoefte aan werkkapitaal zo laag mogelijk te houden door te spelen met de drie parameters die erop van invloed zijn, namelijk:
- De klantenvorderingen: de aan de klanten toegekende betalingstermijnen inkorten om zo snel mogelijk geld 'binnen te halen'.
- De voorraden: het voorraadniveau tot het strikt noodzakelijke beperken en de exploitatiecyclus die geld mobiliseert zo veel mogelijk verkorten.
- De leveranciersschulden: langere betalingstermijnen onderhandelen bij leveranciers.
In de praktijk stellen we vast dat onderhandelingen met leveranciers om langere betalingstermijnen te krijgen zeldzaam blijven. Hetzelfde geldt voor de betalingstermijnen van de klanten, aangezien de hoofdzorg van bedrijfsleiders verkopen is. Maar het goede beheer van deze twee parameters is essentieel om deze behoefte aan kasmiddelen in verband met uw exploitatiecyclus zo veel mogelijk te comprimeren.
Het niveau van de behoefte aan werkkapitaal vertegenwoordigt dus het bedrag waarover u dient te beschikken om een negatieve kas te vermijden. Op zich is de behoefte permanent, aangezien de cyclus 'draait'. Deze dient dan ook te worden gefinancierd met langetermijnkapitaal. Want zelfs al slaagt u erin het niveau laag te houden, dan nog zal het zelden voorkomen dat de behoefte onbestaand is.
De permanente kapitalen van een onderneming kunnen voortkomen uit:
- het startkapitaal
- in de loop der tijd opgebouwde reserves
- een langetermijnfinanciering
Conclusie
Het beheer van de behoefte aan werkkapitaal is van fundamenteel belang voor uw kas. Wees er dus constant alert op. In geval van een snelle groei zal de behoefte aan werkkapitaal onvermijdelijk stijgen (stijging van de voorraden, klantenvorderingen, ...): houd daar rekening mee! Uw kaspositie hangt in de eerste plaats van uzelf af. Het beheer van de betalingstermijnen moet een prioriteit worden!
Als u hierover wenst na te denken of uw boekhouding een facelift wilt geven, aarzel dan niet om de financieel adviseurs van het COm te contacteren. Ze staan gratis tot uw dienst!