Tijdmanagement : 5 tips voor een maximale productiviteit

Zijn Belgische ondernemers workaholics ?

Zelf baas zijn, betekent ook zelf uw tijd indelen.Dat lijkt natuurlijk een aanlokkelijke situatie maar in de praktijk blijkt tijdsbeheer voor de meeste ondernemers een heikel punt te zijn. Heel wat onder hen werken 's avonds of tijdens het weekend, wat hun privéleven, vrije tijd en slaap niet ten goede komt. Volgens een studie van Team Leader werken Belgische ondernemers gemiddeld 55 uur per week. Bijna 60% onder hen verklaart dat hun werk een negatieve invloed heeft op hun slaap, en 44% meent dat hun vele werkuren aan de basis liggen van familiale problemen.

Tijd is ondergewaardeerd en van onschatbare waarde

"Alles kost tijd", verklaarde managementexpert Peter Drucker. Het is de hulpbron bij uitstek van elke ondernemer, die - bij goed beheer - zal leiden tot succes. Ook al is tijd op een uurwerk een meetbaar gegeven dat gelijkmatig verloopt in uren/dagen/jaren, is tijd in werkelijkheid relatief en eigen aan elke persoon. Daarom lijkt de tijd soms voorbij te vliegen.

Ontdek onze 10 essentiële tips om rustig de juiste zaken op het juiste moment te doen:

1. Tel tot 7 voordat u zegt: "Ik heb geen tijd"

Tijd brengen we sowieso al denkend, pratend en handelend door, ongeacht onze activiteit. We moeten ons in eerste instantie bewust worden van de tijd die we besteden aan gedachten, gesprekken en handelingen in de loop van de dag. Om betere prestaties te leveren, moeten we beetje bij beetje onze gedachten, gesprekken en handelingen die het meeste resultaat opleveren, vermeerderen. We kiezen zelf waaraan we onze tijd besteden om onze doelstellingen te bereiken.

2. Belangrijke taken voor ogen houden

Als ondernemer loopt u het risico om opgeslokt te worden door dagelijkse routine en administratieve taken, in plaats van te innoveren en aan uw langetermijnstrategie te werken. Hoe kunt u zich intentioneel en productief concentreren op wat belangrijk is en de rest laten vallen?

De matrix van Eisenhower is een uitstekend hulpmiddel voor analyse om prioriteiten te beheren en taken in te delen volgens dringendheid (deadlines) en belang (waardecreatie).

• Belangrijke en dringende taken (crisis, tijdelijke opportuniteit): die behandelt u als prioriteit.

• Belangrijke, niet-dringende taken:  taken die bijdragen aan de langetermijndoelstellingen en die u vaak geneigd bent om uit te stellen (innovatie, een boek schrijven, sporten). Die plant u in uw agenda.

• Onbelangrijke, dringende taken (bepaalde emails of meetings): die probeert u te delegeren.

• Onbelangrijke, niet-dringende taken (afleidingen, nutteloze telefoongesprekken): die schuift u meedogenloos aan de kant. Om duidelijk te maken wat belangrijk of dringend is, kunt u zich afvragen wat er zou gebeuren als u de taak niet uitvoert. Als het antwoord "niets" is, dan weet u waar u staat.

3. Vooruitlopen op dringendheid

We moeten vermijden om tijd te besteden aan dringende taken zonder voldoende tijd vrij te maken voor belangrijke, maar minder dringende taken die echter vaak essentieel zijn voor de ontwikkeling van onze activiteiten. Hoe kunt u deze belangrijke taken dringend maken? Door een deadline te bepalen en deze termijn als "belangrijk" aan te duiden. Enkele mogelijkheden:

• Publieke mededeling : bijvoorbeeld de lancering van een nieuwe activiteit tegen een bepaalde datum (met de nodige realiteitszin voor wat betreft de haalbaarheid, het is niet de bedoeling om een onhoudbare druk op te leggen). U kunt dan nog moeilijk terugkrabbelen als u uw geloofwaardigheid wilt behouden.

• Beloning of straf: te bepalen met een bondgenoot naar keuze.

• Constante reminders: in uw agenda of op de badkamerspiegel, u ziet maar!

4. Word heer en meester van de wetten des tijds
 

1. Het Pareto-principe: "20% van ons werk brengt 80% van de resultaten voort".

Tip: Concentreer u op de prioriteiten.

Sheryl Sandberg, de COO van Facebook, maakt er een erezaak van om elke dag om 17u30 thuis te zijn en samen met haar kinderen te eten. Door een duidelijke "eindtijd" te stellen voor de werkdag, is ze verplicht om haar prioriteiten te bepalen.

2. De wet van Parkinson: "Hoe meer tijd we hebben om een taak uit te voeren, hoe meer tijd de taak in beslag zal nemen".

Tip: Bepaal voor uzelf een realistische termijn en leg uzelf grenzen op!

3. De wet van Carlson: "Een taak in één keer uitvoeren neemt minder tijd in beslag dan telkens een stukje doen".

Een manager wordt gemiddeld om de 7 minuten onderbroken en heeft daarna 3 minuten nodig om zich opnieuw te concentreren.

Tips:

• Zonder u af om onderbrekingen te vermijden.
• Leg afspraken met uzelf vast voor bepaalde taken en houd u eraan!
• Bepaal 2 of 3 momenten waarop u uw e-mails leest en uw mobiele telefoon bekijkt. Meldingen zijn echte parasieten voor productiviteit. Deactiveer ze zonder mededogen.

Tony Hsieh, de CEO van Zappos, stelt een originele methode voor: de "Yesterbox". In plaats van e-mails te behandelen naarmate ze binnenkomen, wacht hij tot de volgende dag om de hele stapel in één keer af te werken.

4. De wet van Illich: "Wet van afnemend rendement: na een bepaalde tijd neemt efficiëntie af".

Tip: Neem pauzes (cycli van max. 90 minuten) en ga een luchtje scheppen om de hersencellen weer zuurstof te geven.

5. De wet van Laborit: "Wet van de minste inspanning": iedereen heeft de neiging om onmiddellijke voldoening te zoeken".

Tips:

• Begin met de zwaarste taken.
• Splits uw doelstellingen op in kleine, concrete stappen en bepaal welke actie eerst wordt ondernomen (methode van "de eerste stap" van David Allen).

6. De wet van Hofstadter: "Zaken nemen altijd meer tijd in beslag dan voorzien".

Tip: voorzie een marge om lastminutestress te vermijden.

5. Plan uw dagen

Begin elke morgen met uw actieplan voor die dag op te stellen: prioriteiten, personen waarmee u contact moet opnemen, secundaire taken, te behandelen e-mails, ... Wat moet u vandaag doen om vanavond trots te zijn op uzelf? Er bestaan talloze hulpmiddelen voor planning, van de eenvoudige to-dolijst tot een supersonische app...

Ter inspiratie, hierbij een "dagplanning" (enkel verkrijgbaar in het Frans) en enkele digitale applicaties die bestemd zijn om uw productiviteit te optimaliseren:

• Evernote, Workflowy, Todoist, Trello : nota's, memo's, to-dolijst

• Asana, Slack : projectbeheer, taken in teamverband

• Online timers: chronomètre-en-ligne of egg timer

En wanneer u klaar bent, geniet dan van de overwinning en ontspan!

Bron grafiek: www.improvyourself.fr
Bron dagplanning: www.montempsmavie.com

Save