5 tips om uw nieuwe projecten beter te beheren

Volgens het Project Management Institute slaagt slechts 26% van alle projecten. Dat betekent ook dat het merendeel van de projecten mislukt: ze worden niet op tijd afgerond, het budget wordt overschreden of het gehoopte eindresultaat wordt niet bereikt. Veel van die mislukkingen zijn te wijten aan slecht projectbeheer. 

Hoe kleiner uw onderneming, hoe groter ook de impact op uw business als een project mislukt. De tips hieronder zullen ervoor zorgen dat u de slaagkansen van uw project substantieel verhoogt :

1. Zet een stapje terug

In plaats van u blindelings op een project te storten, is het raadzaam om eerst een stapje terug te zetten en de situatie goed te analyseren:

• Waarom is het project noodzakelijk? (context, probleem, doel, waarde)?
• Wie leidt het project en wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Wat zijn de verschillende stappen in het project (planning en deadlines)? In welk stadium bevindt u zich nu? Wat is de prioriteitsvolgorde van de taken?
• Wat zijn de belangrijkste succesfactoren? Wat zijn de risico’s (zie punt 3)?
• Hoeveel zal het project kosten?
• Op welk personeel en op welke kennis kan ik beroep doen? Wie moet ik waarbij betrekken (intern, extern)? Wie belast ik met welk werk?

Probeer deze oefening, indien mogelijk, niet alleen te doen. Het is beter om zo veel mogelijk belanghebbenden te betrekken bij het project en de opvolging ervan.

De SMART-doelstellingen, kent u ze al?

Vaak worden de doelstellingen veel te vaag geformuleerd, als een wens of als goede voornemens. Om een project succesvol te beheren moet u de SMART-doelstellingen zo veel mogelijk voor ogen houden. Dankzij deze bijzonder goed gekozen afkorting hebt u de belangrijkste componenten van een doelstelling altijd in uw achterhoofd zodat u uw project concreter kunt formuleren. 

Het Gantt-diagram voor de planning  

Het Gantt-diagram, dat vaak aan bod komt in onderwijs over projectmanagement, is weliswaar een instrument met een vreemde naam, maar het helpt wel om uw project bij te houden, aan te geven in welke fase u zit en wat de volgende stappen zijn. De stand van zaken van de verschillende projectactiviteiten (taken) kunnen er visueel mee in kaart worden gebracht.

Meestal betreft het een tabel met twee assen:

• verticaal: de verschillende componenten van het project die verder opgedeeld zijn in meetbare microtaken
• horizontaal: de tijd die nodig is voor het project, in dagen (of in weken, naar eigen wens). 

Zo hebt u een zicht op hoelang elke taak zal duren en op welke momenten er zich vertragingen en knelpunten kunnen voordoen. Het is ook mogelijk om in de tabel aan elke taak ressources (zowel personeel, als technische middelen) toe te wijzen. Op die manier kunt u anticiperen op vertragingen (onderhoud, verlof, etc.). 

Nu is het aan u om het diagram in te vullen, regelmatig bij te werken en er goede besluiten uit af te leiden!

U kunt gratis versies downloaden zodat u zelf aan de slag kunt met het Gantt-diagram en zo altijd zicht hebt op de voortgang van uw projecten!

2. Wissel ideeën uit over uw project en pleeg overleg

Communicatie is een van de sleutels tot succes. Tijd besteden aan het uitwisselen van de meningen van betrokken personen is namelijk erg belangrijk om misverstanden, ondermaatse prestaties of vertragingen te voorkomen.

Zoals eerder vermeld, kunt u de verschillende gesprekspartners bijeenbrengen om het actieplan, de taken, de knelpunten en het projectverloop te bespreken. Als hiervoor echter veel mensen moeten worden samengebracht (projectteam, interne dienstverleners, investeerders, onderaannemers, top van het bedrijf, gebruikers, personeel, mensen uit de omgeving van het bedrijf), kan het wel complexer worden. Vergeet niet dat door de aanwezige technologie en de talrijke toepassingen op het gebied van projectbeheer u een project ook online kunt beheren.

Het is belangrijk om het potentieel van uw project goed in te schatten, maar ook om inzicht te hebben in de risico’s die eraan verbonden zijn. En om, indien nodig, een of meerdere actieplannen op te stellen.

3. Hoe meer u anticipeert, des te beter uw reactie is bij tegenslag 

Voor belangrijke projecten kan het interessant zijn om een SWOT-analyse te maken. Deze analyse wordt vaak gebruikt om de sterke en zwakke punten van een project in kaart te brengen zodat de knelpunten beter kunnen worden ingepland en de zwakke punten, indien mogelijk, in sterke punten kunnen worden omgezet.

Om zo goed mogelijk om te gaan met de risico's die aan het project verbonden zijn kan het ook interessant zijn om een risicomatrix te gebruiken. Daarmee kunt u de risico’s ordenen en zo beter bepalen hoe u de verschillende soorten risico’s wil aanpakken. Een voorbeeld vindt u hieronder.

Het doel is om ze te ordenen aan de hand van hun frequentie en impact. Alleen risico’s die redelijk vaak voorkomen en een grote impact hebben, moeten worden aangepakt. Als er dus risico’s opduiken die vaak voorkomen, maar slechts een zeer beperkte impact hebben, hoeft u geen andere oplossingen te zoeken. Bij risico’s die vaak opduiken en daarnaast een zware impact hebben, zal u wel moeten overwegen of het niet beter is om van project te veranderen.

Wanneer het project eenmaal is gelanceerd, zijn meningsverschillen en conflicten gewoonweg onvermijdelijk als u in groep werkt. Het is dus van belang om u goed voor te bereiden zodat u de bron van mogelijke problemen zo snel mogelijk kunt aanpakken en u zich kunt wapenen tegen misverstanden!

4. Leren omgaan met conflicten

Een van de hulpmiddelen die u kunt gebruiken is de techniek van De zes denkhoeden van Bono, hiermee kunt u zich in de betrokken partij verplaatsen door één voor één zes denkrichtingen te overlopen. Zo bekijkt u een conflictsituatie van alle kanten.

De bedenker van deze techniek, Edward Bono, heeft zes hoeden ontwikkeld, elk met een andere kleur, die zes manieren van denken voorstellen. Deze zes denkrichtingen dienen afhankelijk van hun profiel over de betrokken partijen verdeeld te worden. Het doel is om de rollen te herverdelen zodat elke partij een andere kijk krijgt op de situatie en alle belangrijke punten aangepakt, besproken en verduidelijkt kunnen worden. 

5. Pre- en postmortem autopsie

Bij elke belangrijke stap in uw project is het van belang dat u, indien nodig in teamverband, tijd uittrekt om de voortgang van uw project te evalueren, hiervan kunt u tijdens een volgend project profiteren.

Nadat het project daadwerkelijk gelanceerd is, is het daarnaast van essentieel belang om een grondige evaluatie van het project uit te voeren: van alles wat goed en/of minder goed is verlopen. Een dergelijke evaluatie helpt u om in de toekomst niet dezelfde fouten te maken en leert u om beter als team te werken.

En vergeet ook zeker niet om uw successen te vieren!

Beelden : smart doelstelllingen - Gantt diagram (Shutterstock) - communicatie over project - Swot analyse - Risicomatrix - 6 denkhoeden van Bono.