Uw eigen handelszaak openen : dromen of gewoon doen ?

Bezint eer ge begint

Vooraleer u de nodige formaliteiten in orde brengt, moet u uiteraard wel eerst voor uzelf afwegen of het beroep van handelaar u ligt. Het werk is immers niet gedaan als de laatste klant de winkel verlaat. Een eigen winkel is keihard werken en vereist heel wat organisatietalent, zelfdiscipline, drive, en polyvalentie. Niet alleen moet u administratief en financieel beslagen te ijs komen maar dient u ook nog eens klantgericht te zijn en uw aanbod actief en creatief aan de man (of vrouw) kunnen brengen. Zet dus voor uzelf op een rijtje over welke vaardigheden u beschikt en aan welke vaardigheden nog gewerkt moet worden.

Zitten klanten wel op uw producten te wachten ?

Indien u al een tijdje rondloopt met het idee om een eigen winkel te beginnen, weet u meestal ook welke producten u wil gaan aanbieden (zo niet, hier wat tips voor het vinden van een concept).

Heeft u al enig idee of u hiermee een bepaalde behoefte vervult of een specifiek probleem oplost? Enig inzicht in aankoopsituaties of koopmotieven van klanten kan bijzonder nuttig zijn. Ook kan u best de marktsegmenten analyseren waarop u zich wil concentreren, alsook de concurrentie in uw domein of in de buurt waar u de zaak wil starten. Kortom, u dient het commerciële potentieel van uw aanbod in te schatten en een minimum aan marktonderzoek te doen.

Vergeet ook niet na te denken over alternatieve opties voor de opstart van een eigen zaak. U kan natuurlijk helemaal van nul beginnen maar een franchise opstarten of een bestaande zaak overnemen behoren ook vaak tot de mogelijkheden in de retail . Weeg voorzichtig voor-en nadelen van elke keuze af. Meer info kan u vinden bij de Belgische Franchise Federatie en een overzicht van over te nemen handelszaken kan u vaak vinden op online marktplaatsen. 

Het begin van alles: uw ondernemingsplan

De resultaten van uw marktonderzoek zullen alvast goed van pas komen wanneer u uw ondernemingsplan schrijft. Dit plan is onmisbaar voor de opstart van een eigen zaak. Niet alleen forceert het u om uw doelstellingen, doelpublieken, financiële middelen, inkomstenbronnen, verkoopcijfers en uw plan van aanpak concreet te benoemen en uit te schrijven, maar kan het ook een leidraad blijven tijdens de verdere ontwikkeling van uw project. De voorspellingen uit het ondernemingsplan zullen, laten we eerlijk zijn, nooit exact uitkomen zoals u ze had voorspeld maar ze zorgen er op z’n minst voor dat u zich altijd kunt situeren ten opzichte van uw initiële doelstellingen en aanpassingen kunt doorvoeren indien nodig.

Heeft u extra financiële middelen nodig, dan is het financiële luik van het ondernemingsplan bovendien een conditio sine qua non voor elke kredietinstelling tot u wie u zich zal richten. Op www.mijnbusinessplan.brussels kan u alvast gratis online uw ondernemingsplan opstellen. Door “eenvoudigweg” op enkele zinnige vragen te antwoorden, kan u met deze tool stap voor stap een businessplan en een financieringsplan opstellen die hun naam waardig zijn.

Bent u geen held met cijfers? Aarzel dan niet een boekhouder/accountant in te schakelen of beroep te doen op bedrijfsbegeleidende organisaties zoals een lokaal economieloket of impulse.brussels die uw ondernemingsplan kunnen bijsturen.

Welke formaliteiten ?

Als u een nieuwe handelszaak wil openen moet in het grote bad van het ondernemerschap springen.

U moet eerst een juridisch statuut kiezen en vervolgens de nodige formaliteiten vervullen. Wij maakten alvast een handig stappenplan voor u klaar. Heel wat zaken kan u regelen met een ondernemingsloket. Vergeet niet dat u moet beschikken over de nodige basiskennis van bedrijfsbeheer. Dit houdt in dat u moet bewijzen dat u noties heeft van o.a. ondernemend denken en ondernemerscompetenties en elementaire kennis van recht, boekhoudkundige, financiële en fiscale aspecten, commercieel beheer en wetgeving. Praktijkervaring kan onder bepaalde voorwaarden ook in aanmerking komen.

Bepaalde beroepen zijn bovendien gereglementeerd en vereisen nog sectorale bewijzen van beroepsbekwaamheid (vb restaurateur of traiteur-banketaannemer…)

Start u een horecazaak op, dan zijn er nog een aantal extra formaliteiten, vergunningen of aspecten waarmee u rekening moet houden ( horecavergunning, brouwerijcontracten, aanvragen terras, auteursrecht ivm muziek in uw zaak, het rookverbod, het schenken van alcohol, geregistreerde kassa, btw-tarieven, voedselveiligheid, hygiënevoorzieningen,…). Horeca Brussel kan u alvast verder helpen.

Wil u bovendien zelfgemaakte producten aan de man brengen, dat kan dit artikel alvast u een heel eind op weg helpen: een agrovoedingsproject in Brussel: enkele tips. Natuurlijk kan uw gewoon de dienst 1819 oproepen om antwoord te bekomen op al deze (en nog specifiekere) vragen !

Bij de opstart van uw handelszaak en de daarbij horende keuze van benaming van uw zaak, dient u ook niet te vergeten om na te gaan of de door u gekozen naam niet al in gebruik is door een andere handelszaak. In dit artikel leggen we het verschil uit tussen de benamingen en hoe u inspiratie kan vinden bij het bedenken van een naam.

Het ideale winkelpand vinden

Het ideale pand kan per type onderneming heel verschillend zijn. Maak alvast kort een lijstje van uw eisen/voorkeuren op papier.

Voorkeuren die u op papier kunt zetten, zijn bijvoorbeeld: de minimale oppervlakte, het bedrag (inclusief eventuele verbouwingen en renovaties) dat u maximaal te besteden hebt, of het pand goed bereikbaar moet zijn, of parkeergelegenheid belangrijk is, of er mogelijkheid is om uit te breiden, of er voeldoende opslagmogelijkheid is enz. U kan reeds een aantal mogelijkheden verkennen door de database ‘inventimmo’ van Citydev te ondervragen.

Ga ook na of er niet teveel concurrenten reeds aanwezig zijn in de buurt, of er niet teveel winkels in de wijk failliet zijn gegaan (en waarom), hoe het zit met het “verloop” in de wijk enz. Bij het regionale handelsagentschap Atrium kan u in ieder geval massa’s nuttige info bekomen. Zij beschikken over geo-marketing indicatoren van de verschillende handelswijken, adviseren u bij de definitie van uw concept, kunnen u begeleiden op het terrein bij het bezoeken van panden,…

Heeft u uw oog laten vallen op een specifiek pand? Vergewis u er dan van dat het gekozen lokaal in orde is met de stedenbouwkundige en milieuwetgeving en de gewestelijke bestemmingsplannen. Alvorens een huurcontract te tekenen, is het namelijk belangrijk bij de gemeente waar het pand zich bevindt, na te gaan of het wel beschikt over een recente stedenbouwkundige en milieuvergunning. Bekijk tevens welke regelgeving u in de desbetreffende gemeente dient te respecteren inzake leveringen, openingstijden enz.

Wil u zich niet vastpinnen op een vaste locatie en liever met uw producten de baan op gaan? Dan verwijzen we u door naar ons uitgebreid artikel over Food Trucks !

Startkapitaal en subsidies zoeken

Als u een handelszaak opent, is de kans aanwezig dat u ook op zoek moet naar kapitaal om de start daadwerkelijk te realiseren. Denk aan aanvullende financiering voor de aanschaf van software voor het beheer van uw stock en inventaris, de huur/koop van het winkelpand, de inkoop van producten, promotiemateriaal, een startsalaris voor uzelf etc.

Voor bedrijfsfinanciering kunt u natuurlijk terecht bij de bank maar ook formules van microkrediet zijn nuttig in de retail als u kleinschalig wil starten.

Het gewest ondersteunt bepaalde investeringen (inrichting, veiligheid, energiebesparing, opleiding,..). Het gewest of sommige gemeenten geven ook subsidies aan handelaars die hun handelspand of gevel willen renoveren, of een premie voor de opstart van een handelszaak in bepaalde kernwinkelgebieden… Informeer u dus goed bij het gewest of de gemeente waar u uw handelspand wil vestigen of richt u tot het gewestelijke handelsagentschap Atrium.

Hou er ook rekening mee dat u de nodige persoonlijke en zakelijke risico's ook zult moeten afdekken met goede verzekeringen.

Boekhouding en voorraadbeheer opzetten

Gewoonlijk zal u verschillende producten aanbieden in uw handelszaak. Als u over genoeg opslagruimte beschikt, kunt u zelf de voorraad beheren. Zorg in dat geval dat u over een goede inventaris-en voorraadverzekering beschikt zodat u schade en verlies door storm, diefstal of brand kan opvangen.

Gaat u als fysieke winkel ook via een webshop producten verkopen, dan is het van belang dat het voorraadbeheer goed geregeld wordt. Hierbij is een goede koppeling tussen de webshop, de kassa in de fysieke winkel en eventueel het boekhoudingssysteem essentieel. Denk dus goed na over wat u wil bereiken met het voorraadbeheersysteem. Is het puur de voorraadsynchronisatie tussen online en offline, of zijn ook zaken als een klantenpas, acties, loyaliteitsprogramma’s belangrijk binnen uw strategie? Kijk goed rond wat beschikbaar is als systeem op de markt want niet elk systeem is geschikt voor elke sector en soms bestaan er al specifieke systemen voor bepaalde branches.

In geval van een webshop, kan u eventueel beroep doen op dropshipping, waardoor u als handelaar zelf geen voorraden hoeft te beheren.

Natuurlijk dient u zoals elke onderneming een boekhouding bij te houden. Dat mag u zelf doen. Is administratie niet uw sterkste punt, besteed het dan uit aan een boekhoudkantoor. Laat ook hier weer eerst een offerte maken door diverse boekhoudkantoren.

Denk er ook alvast aan om algemene voorwaarden op te stellen. Uw klanten weten zo precies voor welke aspecten uw winkel aansprakelijk is en welke maatregelen er dan worden getroffen.

Het oog wil ook wat

Aantrekkelijke etalages en 'visual merchandising' zorgen ervoor dat klanten niet voorbij uw winkel lopen.

De inrichting van uw winkel speelt in op de emoties van de klant en met geur-en kleurmarketing kan u een sfeer scheppen die ervoor zorgt dat klanten bij u kopen.

Zorg ook voor een klantgerichte indeling. De klant zoekt niet noodzakelijk naar een product maar wel naar een makkelijke oplossing voor een probleem. In plaats van alles per productcategorie in te richten, kan u vaak producten gecombineerd presenteren waardoor u de klant een kant-en klare oplossing aanreikt. Deze logica gaat op voor alle sectoren. Hangt u alle broeken bij elkaar, of verdeelt u ze in stijlen met de bijpassende hemden of topjes? Zet u voedingproducten apart of presenteert u eerder een gerecht met alle vereiste voedingsproducten en het recept ernaast?

Alles geregeld? Laat weten dat uw zaak geopend is !

Zichtbaarheid is nu wat telt want klanten komen niet vanzelf ! Nog enkele tips om uw zaak in de schijnwerpers te zetten:

• Leg een officiële openingsdatum vast en nodig al uw kennissen, vrienden en familie uit voor een drankje. Probeer ze eventueel in te zetten om nieuwe klanten te vinden door hen een mooie korting te geven.
• Ga alvast na of sommige toeleveranciers u niet willen helpen bij promotionele activiteiten. Zij hebben er immers belang bij dat u veel verkoopt van hun product en zijn soms bereid om materiële of financiële steun te geven.
• Neem contact op met regionale bladen of pers. Zo kan een nieuwe winkel aangekondigd worden via een advertentie, maar veel lokale kranten hebben wel wat ruimte over voor een artikel indien u er een goed verhaal omheen kunt schrijven.
• Bouw zo snel mogelijk aan een database van uw klanten en stuur hen een attente e-mail voor hun verjaardag, een kortingsbon,…
• Laat een website ontwerpen ! Mensen die uw bedrijfsnaam hebben gehoord, zoeken u waarschijnlijk op internet op als ze meer willen weten en het is daarom belangrijk dat ze uw bedrijf ook online kunnen vinden. Ga eventueel na of een webshop ook nuttig is.
  Aanwezig zijn op social media is ook een must voor handelszaken. Vraag uw klanten om te liken, te delen of te volgen. Organiseer events of presentaties in uw winkel (als daar ruimte voor is) over het gebruik van een bepaald product enz.
• Blijf op de hoogte van de toekomstige shoppingtrends en pas uw promotiestrategie desgewenst aan ! Ook bij de sectorfederatie Comeos kan u terecht voor heel wat sectorale info, seminaries, statistieken enz (sectorbarometer, nieuwsbrief,…)