Een freelancer is een werknemer die zijn diensten als zelfstandige verricht. Hij is zowel ondernemer, eigenaar (van zijn eigen productiemiddelen) als enige bediende. Hij is baas over zijn eigen werk, maar moet zich wel aanpassen aan de eisen van zijn klanten. In dit verband zal een freelancer verplicht zijn om contracten te sluiten met de ondernemingen waarvoor hij/zij diensten presteert.
Wat is een freelanceovereenkomst precies?
Een freelanceovereenkomst is een overeenkomst voor een dienstverlening tussen twee personen - bijvoorbeeld de freelancer en een onderneming - waarin de rechten en plichten van beide partijen bepaald worden. De overeenkomst bepaalt de voorwaarden voor een aantal opdrachten die door de freelancer uitgevoerd worden voor de onderneming.
Een bijzonderheid van de freelanceovereenkomst is het feit dat de twee partijen onafhankelijk zijn van elkaar. Er is geen relatie van autoriteit of ondergeschiktheid tussen de freelancer en de onderneming waaraan hij diensten aanbiedt. De partijen doen er overigens goed aan om dat te vermelden in de overeenkomst, en om clausules te vermijden die een relatie van autoriteit of ondergeschiktheid inhouden (bijvoorbeeld door een strikte uurregeling op te leggen).
Welke belangrijke clausules moet een freelanceovereenkomst bevatten om een verbintenis aan te gaan?
Er zijn zes clausules die u de mogelijkheid bieden om te anticiperen op eventuele conflicten binnen de contractuele relatie en om essentiële bescherming te waarborgen voor de partijen.
1) Het niet-concurrentiebeding: een klassieker!
Hoe kunt u een verbod op concurrentie verenigen met vrijheid van ondernemen?
Een niet-concurrentiebeding kan de freelancer beperken in zijn dienstverlening aan derden voor de duur van de overeenkomst en/of erna.
De clausule heeft twee algemene doelen:
-
verhinderen dat directe concurrenten van de onderneming gebruik maken van de ervaring en competenties die de freelancer er verworven heeft;
-
verhinderen dat de freelancer buiten de context van de overeenkomst direct samenwerkt met klanten van de onderneming.
Rekening houdend met het onafhankelijke statuut van de freelancer mag die echter niet al te veel beknot worden in de uitoefening van zijn activiteit. Hij moet zijn activiteit, klantenbestand enz. kunnen ontwikkelen zonder daarbij gehinderd te worden door een sterk beperkend niet-concurrentiebeding.
Daarom zijn er drie belangrijke beperkingen voor een niet-concurrentiebeding:
-
een beperking van het onderwerp: het onderwerp moet beperkt zijn tot de levering van welbepaalde producten of diensten en verband houden met de contractuele diensten;
-
een beperking van het geografisch gebied: het geografisch gebied moet beperkt zijn tot het grondgebied waarop de onderneming haar activiteit uitvoert en waarvoor er een niet-concurrentiebeding nodig is. Het is bijvoorbeeld zinloos om een niet-concurrentiebeding te voorzien voor de Benelux als de onderneming alleen in en rond Brussel prospecteert.
-
een beperking van de duur: de duur moet beperkt zijn tot een termijn die redelijkerwijze noodzakelijk is om concurrentie te vermijden. De duur moet proportioneel zijn en mag geen algemeen en absoluut verbod inhouden. Die proportionaliteit wordt bepaald in verhouding tot de overeenkomst, meer bepaald tot de geleverde diensten.
2) Een geheimhoudingsclausule
Hoe kunt u belangrijke informatie beschermen?
Het is vaak uiterst nuttig om een dergelijke clausule op te nemen in een freelanceovereenkomst om de geheimhouding van de uitgewisselde informatie te beschermen, en tevens duidelijk te vermelden over welke gegevens het gaat.
Bepaalde informatie moet weliswaar automatisch uitgesloten zijn, zoals informatie die tot het publiek domein behoort.
De verplichting tot geheimhouding moet wederzijds zijn. In dat geval verbinden beide partijen er zich toe om elkaars informatie geheim te houden.
Het is doorgaans aangewezen om een "opvolging" van de clausule te regelen en om erop toe te zien dat die verplichting opgelegd wordt aan elke persoon die prestaties levert voor rekening van een van de partijen. Beide partijen verbinden er zich ook toe om ervoor te zorgen dat hun onderaannemers, agenten, werknemers enz. die verplichting naleven.
3) Een clausule inzake intellectuele en industriële eigendom
Wanneer de prestaties eventueel rechten op intellectuele en/of industriële eigendom kunnen voortbrengen, is het nuttig om de situatie van de partijen te regelen.
Aangezien de waarde van die rechten aanzienlijk kan zijn, dient er bijzondere aandacht geschonken te worden aan de formulering van deze clausule.
Als de partijen overeenkomen dat de freelancer zijn rechten op het door hem gecreëerde werk afstaat aan de onderneming, is het nuttig om in eerste instantie te bepalen of dat al dan niet definitief is. Er moet ook een (eventueel niet-beperkende) opsomming gegeven worden van de afgestane rechten: recht op gebruik, reproductie, communicatie, aanpassing, vertaling, merchandising, publiciteit ... en het geografische gebied en de duur waarvoor de cessie geldt.
Daarnaast moet ook worden bepaald wat er gebeurt met eventuele producten, verbeteringen, aanpassingen, uitvindingen, nieuwigheden enz. die tot stand komen met betrekking tot het gecreëerde werk.
4) Een clausule voor beperkte aansprakelijkheid of exoneratie van aansprakelijkheid
Die clausule dient om de aansprakelijkheid van de freelancer op te heffen of te beperken. De freelancer kan bijvoorbeeld niet aansprakelijk zijn voor alle informatie die hij ontvangt, voor de auteursrechten op documenten afkomstig van de onderneming, of voor een gebrek dat te wijten is aan de onderneming.
De clausule voor beperking of exoneratie van aansprakelijkheid is aanvullend, wat wil zeggen dat de partijen relatief vrij zijn voor wat de inhoud betreft. Zo kan de freelancer bijvoorbeeld vrijgesteld worden van aansprakelijkheid voor feiten gepleegd door derden (onderaannemers, werknemers, afgevaardigden, enz.).
Er gelden echter drie belangrijke limieten bij de opstelling van een dergelijke clausule:
-
de clausule mag de freelancer niet ontheffen van aansprakelijkheid voor een verplichting die essentieel is voor de overeenkomst;
-
de clausule mag geen bedrog of een intentionele fout van de freelancer dekken;
-
de clausule mag de aansprakelijkheid van de freelancer niet opheffen of beperken bij een zware fout, tenzij de opheffing of beperking:
- precies en duidelijk voorzien is in de overeenkomst;
- noodzakelijkerwijze voortvloeit uit de overeenkomst.
5) Een niet-wervingsbeding
Dit is een clausule waarmee beide partijen zich ertoe verbinden om geen personeel van de andere partij te "stelen". Die clausule is doorgaans van toepassing tijdens en na de overeenkomst.
De duur ervan moet echter beperkt worden. Een dergelijke clausule kan bijvoorbeeld van toepassing zijn voor de duur van de overeenkomst en voor twaalf maanden na afloop ervan.
Er kan een straf voorzien worden in geval van niet-naleving van de clausule. Dat zal hoofdzakelijk een te betalen bedrag zijn, bijvoorbeeld het equivalent van zes maanden loon van de betreffende werknemer.
6) Een clausule voor bedrijfsgeheim
Hoe kan ik het geheim bewaren over mijn project, het ontwerp en de ontwikkeling ervan?
Wanneer men een project opstart, is het niet meer dan normaal dat men de informatie vertrouwelijk wil houden en geheimhouding wil voor het ontwerp en de ontwikkeling ervan. We kunnen er niet omheen, tegenwoordig is het een kwestie van concurrentiële troeven en commerciële noodzaak.
Voor een bedrijfsgeheim zijn drie essentiële elementen vereist:
-
geheime of vertrouwelijke informatie;
-
de informatie moet een commerciële waarde hebben door de geheime aard ervan;
-
de partij die in het bezit is van de informatie, moet ze geheim willen houden.
Die drie elementen zijn cumulatief, dus moet de informatie waarop het bedrijfsgeheim betrekking heeft duidelijk en ontegenzeglijk bepaald worden om als bedrijfsgeheim beschouwd te kunnen worden.
De clausule over het bedrijfsgeheim moet in de eerste plaats vermelden welke handelingen mogelijke inbreuken vormen, bijvoorbeeld: diefstal, verspreiding, gebruik, vermelding, overdracht, bekendmaking, enz. aan een derde zonder voorafgaand uitdrukkelijk akkoord van de partij die de informatie bezit.
De clausule voor bedrijfsgeheim treedt doorgaans in werking bij het afsluiten van de overeenkomst en kan eindigen wanneer de houder van het geheim voorafgaand toestemming geeft voor de verspreiding ervan, of als hij het geheim publiekelijk bekendgemaakt heeft … of nooit! De partijen kunnen namelijk overeenkomen om bij gebrek aan de twee hierboven genoemde mogelijkheden, te opteren voor geheimhouding voor altijd.
Het is belangrijk om in de clausule te stipuleren op welk geografisch gebied hij van toepassing is. Het gebied moet proportioneel bepaald worden. Als de bekendmaking van het geheim in de Verenigde Staten geen gevolgen zal hebben op concurrentieel of commercieel vlak, is het nutteloos om wereldwijde dekking te voorzien in de clausule.
Het is ook bijzonder belangrijk om een straf te voorzien in de clausule voor geheimhouding: een forfaitair bedrag dat verschuldigd is bij een inbreuk door bekendmaking van het geheim door de andere partij. Die straf is natuurlijk vooral ontradend.
De clausule moet voorzien dat de partij die in het bezit is van het bedrijfsgeheim naast een straf ook vergoeding voor de geleden geldelijke en morele schade kan eisen, en op straffe van een dwangsom stopzetting van de inbreuk kan opleggen.
Conclusie
De freelanceovereenkomst moet clausule per clausule aangepast worden aan de situatie en de wensen van de partijen. Dat kan een vervelende taak lijken, maar achteraf beschikt u over een perfect geldige overeenkomst, waarin de rechten en plichten van elke partij perfect uiteengezet worden. Zo kunt u meteen beginnen samenwerken!
Dit artikel werd u voorgesteld door:
Frédéric Dechamps & Caroline Lambilot
Advocaten bij het kabinet "lex4u"
Partners bij Lawbox.be