U wilt uw online winkel ontwikkelen maar weet niet echt welke documenten beschikbaar moeten zijn op uw website om alles volgens de regels te doen? U heeft al een online winkel maar u bent niet zeker of u over alle noodzakelijke documenten beschikt? Geen nood, dit artikel wijst u de weg!
In de eerste plaats moet u minstens de 3 volgende documenten voorzien op uw website:
- de algemene verkoopvoorwaarden en/of de algemene voorwaarden voor dienstverlening
- de algemene gebruiksvoorwaarden voor de website
- een charter voor de bescherming van persoonsgegevens en het cookiebeheer
Waarom moet u algemene verkoopvoorwaarden en/of algemene voorwaarden voor dienstverlening voorzien?
Als u van plan bent om online producten te verkopen, spreekt men van algemene verkoopvoorwaarden.
Als u daarentegen diensten aanbiedt, spreekt met eerder van algemene voorwaarden voor dienstverlening.
Dat verschil is echter slechts relevant vanuit juridisch oogpunt, niet om de voorwaarden een bepaalde geldigheid te verlenen. U kunt het dan ook in het algemeen hebben over "algemene verkoopvoorwaarden" of "AVV". Dat heeft geen enkele invloed op de bepalingen of clausules van de algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden dienen om de klant (een bedrijf of particulier) voorafgaand aan een verkoop en/of dienstverlening informatie te verstrekken over de voorwaarden en modaliteiten die van toepassing zijn.
Ze verstrekken de klant bijvoorbeeld informatie over de prijzen, de betaling van producten of diensten, de leveringsvoorwaarden, garantie voor geleverde producten, enz.
De algemene voorwaarden vormen in feite een contract in de juridische zin van het woord tussen de internetgebruiker en de online handelaar. Het is dus beter om ze voorafgaand aan een transactie op de website te plaatsen en aan de klant mee te delen. Dat kan bijvoorbeeld door een hyperlink naar de algemene voorwaarden aan te geven bij de bevestiging van de bestelling. De internetgebruiker moet dan vóór de bevestiging de voorwaarden accepteren, bijvoorbeeld door een vakje "Ik accepteer de algemene voorwaarden" aan te vinken.
Wat zijn de algemene gebruiksvoorwaarden voor een website?
Hier gaat het niet meer over de voorwaarden voor verkoop of dienstverlening die gelden bij de contractuele relatie tussen klant en handelaar. Dit speelt zich louter op niveau van de website af.
De internetgebruiker gaat naar uw website, navigeert op uw pagina's, vindt informatie en bestelt uiteindelijk misschien producten en/of diensten. Het feit dat de internetgebruiker naar de website gaat, de structuur gebruikt, de content raadpleegt, enz. heeft gevolgen voor zowel de internetgebruiker als uzelf.
De algemene gebruiksvoorwaarden voor de website vormen - net zoal de algemene verkoopvoorwaarden - een contract in de juridische zin van het woord tussen de bezoeker en de verantwoordelijke van de website die de voorwaarden bepaalt voor toegang tot en gebruik van de website.
Ze bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om de aandacht van de bezoeker te vestigen op de intellectuele eigendomsrechten voor weergegeven teksten, afbeeldingen, logo's of ontwerpen. Ze kunnen de bezoeker ook wijzen op zijn verantwoordelijkheid in geval van virussen of de bescherming van zijn toegangsgegevens (gebruikersnaam en wachtwoord).
De algemene voorwaarden moeten deel uitmaken van de website en permanent beschikbaar zijn.
Onmisbaar: een charter voor de bescherming van persoonsgegevens en cookiebeheer.
Bescherming van persoonsgegevens ... een lang verhaal!
Europa stelt al lange tijd regels op voor de verwerking van persoonsgegevens. Het was dus steeds meer aangewezen om internetgebruikers te informeren over de verzameling en het gebruik, van hun persoonsgegevens overeenkomstig de evolutie van de regelgeving. Dat groeide al snel uit tot een verplichting,
En nu geldt er ook een informatieplicht!
De meeste websites verzamelen en verwerken persoonsgegevens van bezoekers (achternaam, voornaam, e-mailadres, enz.). Die verwerking moet voldoen aan heel strenge wettelijke voorwaarden en bezoekers moeten duidelijke en precieze informatie krijgen (over het soort gegevens dat wordt verzameld, het doel van de verwerking, enz.).
Sinds 24 mei 2016 is er een nieuw Europees reglement van kracht in de Europese Unie, en vanaf 25 mei 2018 zal het direct van toepassing zijn in de lidstaten. In de overgangsperiode van 2 jaar kunnen de autoriteiten en ondernemingen zich aanpassen aan de nieuwe vereisten van het reglement.
Het is dus essentieel om een charter voor bescherming van persoonsgegevens en cookiebeheer te voorzien.
Dat charter wordt doorgaans opgesteld in de vorm van een verklaring en dient om de websitebezoeker informatie te verstrekken over het volgende:
- het type gegevens dat door de verantwoordelijke van de website wordt verzameld;
- de wijze waarop de gegevens worden verzameld (bijvoorbeeld door inschrijving op de website of door deelname aan een wedstrijd);
- de redenen waarvoor de gegevens worden verzameld (voor facturatiebeheer, direct marketing, klantenbestand, leveranciersbestand, enz.);
- de bestemmelingen van de verzamelde gegevens als de bezoeker akkoord gaat;
- de rechten van de personen waarvan gegevens worden verzameld: toegang tot de gegevens, het recht op een kopie, op correctie, op verzet tegen de verwerking, op beperking van de verwerking, op verwijdering (recht op vergetelheid), op "meeneembaarheid" van gegevens, enz.
Transparante informatie over cookies
Een "cookie" is een data- of tekstbestandje dat via de browser door de websiteserver tijdelijk of permanent wordt opgeslagen op de apparatuur van de bezoeker (computer, tablet, smartphone, enz.). Die bestandjes bewaren bepaalde informatie over de bezoeker, bijvoorbeeld de taalvoorkeur.
U kunt websitebezoekers het best informeren over cookiegebruik via het charter.
Daarbij is het aangeraden om de volgende informatie te verstrekken:
- het type cookie dat de website gebruikt (functioneel, voor prestaties, voor tracking, enz.);
- de bewaartermijn van de cookies;
- welke derden er cookies kunnen opslaan op de apparatuur van bezoekers (bijvoorbeeld de internetprovider);
- de mogelijkheden voor verwijdering, blokkering en/of beheer van cookies ...
Voor handelaars is het ongetwijfeld essentieel geworden om aanwezig te zijn op het web, maar het is ook noodzakelijk om zich daarbij veilig te stellen op juridisch vlak. Vergeet dus niet om deze drie documenten te voorzien en regelmatig bij te werken.
U kunt ook een kijkje nemen bij uw concurrenten en hun juridisch kader en inspiratie opdoen ... zonder het te kopiëren natuurlijk!
Bovendien zijn er bepaalde websites die u kunnen helpen bij het opstellen van uw documenten. Een daarvan is www.lawbox.be , een website met algemene verkoopvoorwaarden, algemene gebruiksvoorwaarden voor websites en een charter voor bescherming van persoonsgegevens en cookiebeheer.
Vanzelfsprekend kunt u ook altijd uw documenten laten bekijken door juridische vakmensen voor een strikte validatie met betrekking tot de handelsactiviteit die u al dan niet reeds online uitvoert.
Frédéric Dechamps & Caroline Lambilot
Advocaten bij het kabinet "lex4u"
Chief Document Officer bij Lawbox.be