Aan welke administratieve verplichtingen moet u voldoen als u electronische reclameboodschappen wil verzenden?
Ondernemingen maken doorgaans gebruik van publiciteit om zichzelf, hun producten of diensten voor te stellen aan een breed publiek. Dat kan bovendien snel en eenvoudig door een database met e-mailadressen aan te kopen, een wervende boodschap op te stellen en dit massaal te verzenden.
Door de ontwikkelingen op vlak van IT en big data wordt deze praktijk steeds meer toegepast. Europa erkende dit probleem en heeft de nodige wetgeving ingevoerd opdat natuurlijke personen niet zouden worden overspoeld door ongewenste publiciteit.
Neem 5 minuten de tijd om na te gaan wat u mag doen en onder welke voorwaarden !
Bestaande wetgeving
De regels voor opt-in/opt-out vloeien voort uit twee Europese richtlijnen die omgezet zijn in Belgisch recht door de wet van 11 maart 2003 betreffende bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij.
Die wet regelt de publiciteit die naar elektronische adressen wordt verzonden en heeft het opt-in principe bekrachtigd.
Opt-in: als u geen ja zegt, dan is het nee !
Het gaat om het principe. Met andere woorden, het is de regel die doorslaggevend moet zijn voor wat betreft publiciteit op elektronische netwerken.
Het opt-insysteem stelt dat het absoluut verboden is om berichten met publiciteit te verzenden als de geadresseerde daar niet vooraf mee akkoord is gegaan.
De keuze moet uitdrukkelijk gebeuren; dat betekent dat er een vakje moet worden aangevinkt, maar niet in de vorm van een vinkje dat wordt weggehaald. De regels zijn dus heel streng.
Volgens de opt-inregeling moet u bijgevolg voorafgaand het akkoord verkregen hebben van de betreffende persoon om publiciteit te verzenden naar het adres van een natuurlijke persoon. Als dat niet het geval is, geldt in principe een verbod om publiciteitsberichten te verzenden.
Er zijn echter twee kanttekeningen bij dat verbod :
- De eerste kanttekening betreft bestaande klanten. Dat zijn klanten waaraan uw bedrijf al een product heeft verkocht of een dienst heeft geleverd.
Als dat het geval is, hoeft u geen voorafgaande toestemming te vragen aan de persoon als aan elk van de volgende drie voorwaarden voldaan is (en alleen in dat geval):
- Uw bedrijf heeft de elektronische contactgegevens direct verkregen van de persoon zelf in het kader van de verkoop van een product of dienst;
- Uw bedrijf gebruikt de elektronische gegevens enkel voor gelijkaardige diensten en/of producten die het levert;
- Uw bedrijf geeft de persoon bij de verzameling van de elektronische gegevens de mogelijkheid om zich gratis en op eenvoudige wijze te verzetten tegen het gebruik van zijn/haar gegevens.
- De tweede kanttekening betreft zogenaamde "niet-nominatieve" elektronische gegevens. Dat zijn elektronische contactgegevens zoals "info@ ... " of "admin@ ... ". Dat zijn niet-nominatieve adressen omdat ze geen voornaam, familienaam of pseudoniem bevatten.
Uw bedrijf mag berichten met publiciteit verzenden naar dergelijke (niet-nominatieve) adressen als de aangeboden producten en/of diensten alleen rechtspersonen betreffen (zoals bedrijven of ondernemingen).
Ook zij moeten echter de mogelijkheid krijgen om zich te verzetten tegen de verzending van berichten met publiciteit.
Behalve in die twee voorgaande gevallen is het verzenden van berichten met publiciteit naar e-mailadressen van natuurlijke personen verboden.
Opt-out: als u geen nee zegt, dan is het ja !
De opt-outregeling stelt dat berichten met publiciteit mogen worden verzonden als de geadresseerde geen "nee" heeft gezegd, dus als hij/zij zich niet specifiek heeft verzet tegen de verzending.
Dat is bijvoorbeeld zo als het vakje om berichten met publiciteit te ontvangen al op “ja” is aangevinkt. In dat geval wordt het akkoord van de geadresseerde als impliciet beschouwd.
Als u publiciteit wilt verzenden via het opt-outsysteem, moet u aan elk van de drie volgende voorwaarden voldoen:
- U heeft de elektronische gegevens direct bij de persoon zelf verkregen;
- U gebruikt de elektronische gegevens uitsluitend voor diensten en/of producten die uw bedrijf levert;
- U biedt de geadresseerde van de publiciteit de mogelijkheid om zich gratis en op eenvoudige wijze te verzetten tegen het gebruik van zijn/haar gegevens, en bijgevolg tegen de verzending van publiciteit.
U ziet dat het wettelijke kader voor verzending van publiciteit per e-mail redelijk streng is.
De basis is echter duidelijk en precies, en als u voldoet aan die voorwaarden kunt u meteen dé gerichte publiciteit maken en op "Verzenden" klikken!
Frédéric Dechamps & Caroline Lambilot
Advocaten bij het kabinet "lex4u"
Chief Document Officer bij Lawbox.be