Tout entrepreneur débutant est confronté aux mêmes problèmes : comment faire un maximum de choses avec un minimum de budget et de temps ? Comment communiquer au mieux dans l’équipe et répartir les tâches ? Comment optimiser ses actions et obtenir un maximum d’impact et donc de clients ? Il existe énormément d’outils en ligne qui peuvent vous aider, nous vous en présentons quelques-uns. Suivez le guide !
Gestion des réseaux sociaux, envoi de mailings, création de contenus graphiques, gestion de projets et de tâches… Il existe une multitude d’outils en ligne qui peuvent vous aider à démarrer votre projet sans dépenser des fortunes. Le 1819 en a sélectionné quelques-uns pour vous !
Préparer son business plan en ligne : Monbusinessplan
Que vous soyez entrepreneur débutant ou chevronné, le plus probable est que l’élaboration d’un business plan, et en particulier du plan financier, ne soit pas votre exercice favori. Le genre de travail auquel on s’attelle un peu contraint et forcé, le plus souvent lorsqu’il s’agit d’aller chercher un financement…
C’est là qu’intervient MonBusinessPlan. Cet outil est gratuit, complet et simple d’utilisation, didactique et accessible à tout entrepreneur, débutant ou confirmé. Il génère automatiquement bilan, comptes de résultats, prévisions de trésorerie, tableaux d’amortissements, etc. En plus, vous pourrez très facilement imprimer un dossier pour votre banquier, investisseur public ou privé (business angels, crowdfunders…), partenaire commercial,...
Tout au long du travail de votre travail de réflexion, des informations pratiques, des explications et des références sont communiquées pour que vous puissiez bien comprendre ce qui est attendu de vous.
Gestion des tâches/Gestion de projet : Trello
Inspiré de la méthode Kanban de Toyota, Trello est un outil collaboratif, simple et gratuit (pour les fonctionnalités de base), de gestion de tâches et de projets. Dans la jeune entreprise, de nombreux projets doivent être menés en parallèle et il n’est pas toujours simple de garder une vue d’ensemble et de prioriser les tâches.
Trello se présente sous forme d’un tableau d’affichage électronique constitué d’un certain nombre de listes, qui contiennent à leur tour différentes « cartes ». Les tâches apparaissent comme « à faire », « en cours » ou « terminées ». L’outil est très simple et intuitif et permet de répartir facilement les tâches au sein de l’équipe.
Il pousse aussi à décomposer les problèmes plus ou moins importants en une somme de petites tâches qui semblent de suite plus atteignables, tout en gardant une vue d’ensemble sur les objectifs finaux. L’utilisation de l’outil demande un peu de discipline car il n’est vraiment efficace que si l’on y inscrit toutes les tâches et si on le tient bien à jour !
Prendre des notes efficacement pour ne jamais perdre une bonne idée : Evernote/MILANOTE
On dit souvent que l’entrepreneur a besoin de deux cerveaux tant il y a des choses à quoi penser en début d’activité ! Evernote est un logiciel, gratuit dans sa version de base, qui vous permet de vous libérer l’esprit en centralisant vos notes en un seul endroit. L’outil existe depuis de nombreuses années mais reste toujours une référence en la matière.
Evernote vous permet donc de prendre des notes, de créer des listes à partir de ces notes mais aussi de photos, de fichiers audio, d’e-mails, de parties de site web…Grâce à des plug-in adaptés à tous les browsers, le logiciel peut en effet copier pour vous des articles, des pages, des captures d’écran…De plus, Evernote va synchroniser les listes de vos différents appareils afin qu’elles restent à jour, peu importe l’appareil sur lequel on l’utilise. Idéal pour noter l’idée géniale du milieu de la nuit sur votre smartphone et la retrouver le lendemain sur votre PC !
Un autre outil très pratique est Milanote. Cet outil permet d’organiser vos idées sous forme de tableaux visuels. Le média The Next Web a qualifié Milanote comme le “Evernote des créatifs”. Grâce à sa simplicité d’utilisation, Milanote permet de créer des notes et to-do lists facilement. Il est possible d’ajouter des images ainsi que des fichiers PDF, Word ou encore Excel dans l’outil. Fonctionnalité très pratique, Milanote permet de sauvegarder des choses qui vous inspire comme des textes, des images ou des liens depuis n’importe quel site en un seul clic. L’outil fonctionne sur la base du drag&drop ce qui permet de modifier et d’organiser vos projets, comme vous le souhaitez. En fonction de vos besoins, il est possible de créer des espaces privés ou bien publics à partager avec vos collègues et sur lesquels vous pouvez travailler en temps réel et de manière collaborative.
Réaliser des supports attrayants pour la communication
Créer des supports visuels
Canva est un outil magique pour créer des visuels sublimes en quelques secondes et sans connaissances techniques. Il vous suffit d’avoir une ou plusieurs photos de qualité, ensuite, laissez-vous guider pour créer des images dynamiques et efficaces adaptées aux formats des réseaux sociaux. Mais Canva ne se limite pas aux réseaux sociaux, il peut également être utilisé pour réaliser divers documents tels que vos flyers, brochures, bannières, infographies ou encore cartes de visite.
Le site propose de nombreux modèles sur lesquels vous pouvez vous appuyer. Vous les adaptez selon vos besoins, puis vous ajoutez du texte et choisissez parmi tous les fonds d’écran possibles et imaginables, ainsi que diverses formes, icônes et autres superbes possibilités graphiques.
Avec un tout petit peu d’entraînement et d’imagination, obtenez ainsi gratuitement de superbes visuels.
Et si vous désirez plutôt réaliser facilement un petit film d’animation pour présenter vos services de façon inoubliable, d’autres outils gratuits existent, comme Powtoon ou Animaker.
Créer une landing page et un logo
La méthode lean, vous connaissez ? Strikingly est un outil idéal pour créer une landing page en quelques minutes et tester vos prochains produits ou services. En 30 minutes, sans connaissance en code ou en design, vous pouvez créer un magnifique site qui vous aidera à évaluer l’intérêt de vos potentiels clients. Un moyen gratuit pour faire un test en direct, à coupler avec une campagne bon marché sur les réseaux sociaux !
Vous pourrez évidemment faire évoluer votre site vers une forme plus évoluée une fois que l’intérêt du marché pour votre produit ou votre service sera confirmé. Zéro risque et une super-efficacité !
D’autres outils gratuits existent bien sûr, comme WIX, également facile d’accès, et WORDPRESS, le plus utilisé dans le monde.
N’hésitez pas à étudier les réactions de votre audience face à votre landing page grâce à HOTJAR, un outil fabuleux pour littéralement regarder ce que font vos visiteurs sur votre site internet. Vous comprendrez ainsi mieux comment les satisfaire. Il existe une version de base personnelle gratuite et des périodes d’essai gratuit pour les versions plus complètes.
Vous avez besoin d’un logo pour agrémenter votre landing page et asseoir votre image ? Pas besoin d’investir des milliers d’euros pour obtenir un premier logo, il existe des générateurs gratuits en ligne, comme Online Logo Maker, Logaster ou Logo Garden . Le jeune entrepreneur a parfois tendance à être obnubilé par le choix de son logo et à y consacrer beaucoup de temps alors que, dans les faits, ce qui importe à votre client, c’est d’abord votre produit.
Trouver des photos de qualité, réaliser un film d’animation
Vous avez besoin de photos de qualité pour vos visuels ? Vous trouverez de très belles images sur Pexels. Vous pouvez bien sûr toujours en trouver sur FlickR ou Google. Attention cependant de ne cibler que des images libres de droit ! Pour cela, sélectionnez les images du label « creative common licence ». Ensuite, pour les exploiter librement, vous devrez simplement citer le nom de l’auteur (Vous pouvez rajouter une mention "Crédit Photo:..." en fin d'article, par exemple).
Bien que variées, les images libres de droit ne sont pas toujours de qualité optimale. Mieux vaut parfois investir un peu et passer par des plateformes payantes, comme Shutterstock, Istockphoto ou Adobe Stock.par exemple.
Communiquer avec ses clients
Envoyer des mailings et des newsletters
Les newsletters sont un outil efficace de marketing mais peuvent rapidement vous prendre beaucoup de temps. Si vous commencez votre projet avec des ressources financières limitées, Mailchimp sera à coup sûr votre allié pour envoyer des emails/newsltters à des prospects et clients. Simple d’utilisation, rapide, efficace et gratuit pour toutes vos campagnes emailing dans la limite de 2.000 inscrits.
L’outil propose des dizaines de modèles professionnels que vous pourrez utiliser comme base pour vos e-mails. Vous pouvez ajouter des adresses manuellement, importer des listes au format CSV ou lier votre système CRM à Mailchimp. L’outil comprend également un module pour transformer vos e-mails en publicités Facebook.
Fonctionnalité très utile : à la fin de la campagne, Mailchimp vous fournit un rapport détaillé (fréquence d’ouverture des e-mails, nombre de clics) qui pourra vous inspirer pour améliorer votre communication !
Une alternative à Mailchimp est SENDINBLUE. L’outil vous permet de créer de belles campagnes sans compétence en design d'email ou en HTML. Sendinblue est gratuit jusqu’à 9000 emails/mois.
Quelle que soit la solution choisie, soyez très attentif aux nouvelles règles exigées par le RGPD !
Publier sur les réseaux sociaux
Actuellement, on peut difficilement imaginer de se passer des réseaux sociaux pour communiquer sur son entreprise. Mais ces réseaux ce sont multipliés et on n’a pas toujours le temps pour gérer tous ces comptes et assurer une présence régulière. Hootsuite vous permet de gérer et d’analyser votre présence sur les réseaux sociaux avec un seul programme.
Vous n’êtes plus obligé de vous connecter à chaque réseau séparément, tous vos messages apparaissent en un clic sur les réseaux de votre choix : Facebook, Twitter, Instagram, Tumblr, Flickr… Vous gagnez donc énormément de temps.
Vous pouvez préparer vos publications à l’avance et les poster automatiquement dans les meilleures heures d’audience. Hootsuite vous fournit également des analyses concernant la consultation et les partages de vos messages.
Faire des enquêtes
Typeform est un outil très facile à prendre en main pour vous aider à créer des questionnaires, quiz ou sondages en ligne, avec un graphisme très soigné et professionnel. La version gratuite permet de recevoir et voir jusqu’à 100 réponses par mois, l’équivalent de son concurrent Surveymonkey.
N’oubliez pas que la meilleure façon de tester le marché reste de tenter de vendre, en vente réelle ou simulée. C’est une chose de remplir un questionnaire et de dire qu’on est intéressé par un produit, c’en est une autre de sortir son portefeuille et de l’acheter.
Discuter en direct avec ses clients
Zendesk Chat (anciennement Zopim) est un outil de support client en temps réel. Une petite fenêtre apparaît pour chatter avec les visiteurs de votre site en direct, répondre à leurs questions et connaître leurs besoins. La version pour un seul agent est complètement gratuite.
Le chat permet de créer une relation plus personnelle avec vos clients et par là d’améliorer leur expérience et d’augmenter vos ventes.
N’implantez cependant pas cette solution si vous ne pouvez répondre aux clients que très rarement, mieux vaut pas de chat du tout qu’un chat visible mais jamais accessible.
Gérer sa base de données clients
Zoho est, entre autres, un CRM proposant une version basique et efficace gratuite. CRM est l'acronyme de Customer Relationship Management, Gestion de la Relation Client. Le CRM a pour objectif d'optimiser le traitement et l'analyse des données relatives aux clients et prospects. Il remplace efficacement le vieux fichier Excel et permet de suivre les contacts, de programmer les relances, bref de faire tout le suivi commercial nécessaire et ce de façon centralisée et pratique !