Dans les coulisses du greffe du tribunal de commerce

Mais au fait, qu’est-ce qu’un greffe ?

Chaque tribunal (justice de paix, tribunal de première instance, tribunal de commerce, etc.) possède son propre greffe tenu par un ou plusieurs greffiers aidés par du personnel administratif.
Bien plus qu'un secrétaire, le greffier est également un collaborateur à part entière du juge et le gardien officiel de nombreux documents.
Il prépare les tâches du juge, par exemple, en constituant le dossier pour l'audience. Pendant l'audience, il note le déroulement de l’audience et les échanges et veille à ce que tous les documents soient rédigés valablement. Il enregistre les demandes des plaignants, notifie les jugements aux intéressés et conserve les traces des actes et jugements pour en donner copie.

Quelles sont les particularités du tribunal de commerce (bientôt appelé tribunal de l’entreprise) ?

Le tribunal de commerce s’occupe des litiges entre entreprises ou entre une personne et une entreprise. Il intervient également pour juger certains problèmes vécus par des entreprises, comme le non-respect des règles du commerce ou de concurrence ou encore des problèmes entre associés. Il est de plus compétent en matière de faillites et de réorganisations judiciaires.

Cette juridiction qui, dans le cadre de la réforme imminente du droit des sociétés, est renommée en Tribunal de l’entreprise, présente quelques particularités pour être au plus proche des besoins du monde de l’entreprise.

Tout d’abord, à côté des juges professionnels siègent des juges consulaires qui ne sont pas nécessairement des juristes. Ce sont des entrepreneurs ou commerçants, souvent encore en activité, qui ont une large expérience du terrain économique. Ils aident ainsi le magistrat professionnel en apportant leur connaissance pratique de l’économie.

Ensuite, pour que la vie économique des sociétés impliquées ne soient pas impactées par la lenteur de la justice, le tribunal  présente aussi la spécificité de rendre les décisions de justice rapidement.

On dénombre huit ressorts de tribunaux de commerce en Belgique: Anvers, Bruxelles, Louvain, Nivelles, Gand, Eupen, Liège et Mons-Charleroi. Certains comptent plusieurs divisions.

A Bruxelles, le tribunal de commerce est dédoublé en un tribunal francophone et un tribunal néerlandophone.

Comment est organisé le greffe du tribunal de commerce de Bruxelles ?

Les différents services du greffe (francophone et néerlandophone) se répartissent sur deux sites. Le site boulevard de Waterloo abrite principalement les services liés à un litige tandis que le site du boulevard de la 2^ème armée britannique est le lieu où déposer les actes principaux relatifs à la vie des sociétés ou des asbl.

Suivez le guide…

Pour quoi passerez-vous par le registre des personnes morales au boulevard de la deuxième armée britannique ?

Si vous créez une société ou une asbl, vous (ou votre notaire ou un autre représentant) passerez par le registre des personnes morales, boulevard de la 2^ème armée britannique au moins une fois au moment de la création et possiblement plus tard lors de certains événements liés à la vie de votre société comme des modifications aux statuts.

a) A la création d’une société ou d’une asbl 

Lors de sa création, une société doit déposer au greffe du tribunal de commerce l’acte constitutif. Le dépôt au greffe conduit à l’inscription de la société à la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) et à l’attribution d'un numéro d'entreprise (immédiatement ou au plus tard dans les 2 jours).
Le greffier assure également la publication de l'acte constitutif aux annexes du Moniteur belge.

Pour les sociétés à responsabilité limitée (SA, SRL et SCRL), cette formalité s'effectue en général par le notaire (le passage devant notaire étant obligatoire pour créer ce type de société).

Pour les sociétés à responsabilité illimitée (SNC, SCS, SCRI) ou les asbl, les statuts peuvent être rédigés sous seing privé et le passage chez un notaire n’est donc pas obligatoire. Ainsi, lorsque les fondateurs-associés rédigent les statuts sans l’intervention du notaire, ils se chargent eux-mêmes d’effectuer le dépôt au greffe.

Notez que l’acte constitutif sous seing privé doit nécessairement être enregistré auprès d’un bureau d’enregistrement du SPF Finances. Le greffe du tribunal vous en demandera la preuve lors du dépôt. Trouvez sur le site du cadastre les coordonnées du bureau d’enregistrement de votre commune.

Par ailleurs, le greffe francophone vous demandera également de fournir une copie de carte d’identité et une attestation d’identité.
Afin d’être certain d’avoir réuni tous les documents nécessaires au dépôt, nous vous recommandons de contacter le greffe au préalable.

Le dépôt doit être effectué dans les 15 jours qui suivent l'établissement de l'acte constitutif au moyen du formulaire I (différent si société ou asbl) disponible sur le site du service public fédéral justice.  La publication pour une société coûte 275,76€ TVAC sur papier et 222,76€ TVAC par voie électronique et pour une asbl 190,94€ TVAC sur papier et 137,94€ TVAC par voie électronique.

Pour rappel, que vous soyez en société à responsabilité limitée ou illimitée, n’oubliez pas de passer par le guichet d’entreprise et la caisse d’assurance sociale après le dépôt de l’acte constitutif pour compléter les informations de la BCE à propos de votre société et vous assujettir au statut social des indépendant.

b) A la modification d’une société ou d’une asbl ou à sa dissolution

La vie d’une société ou d’une asbl est aussi ponctuée de changements : déménagement, changement de gérant, dissolution… la loi impose la publication des modifications importantes, notamment tout ce qui a été publié lors de la création et qui subit une modification doit faire l’objet d’une nouvelle publication.

Ici également, le dépôt doit être effectué dans les 15 jours qui suivent l'établissement de l'acte modificatif au moyen du formulaire II (différent si société ou asbl) disponible sur le site du service public fédéral justice. Il vous coûtera 161,78€ TVAC pour une société et 129,35 € TVAC pour une asbl.  

Comment contacter le greffe francophone, registre des personnes morales ?
Le greffe est accessible par téléphone au 02/348 96 70 uniquement l’après-midi de 13h30 à 15h00. Vous pouvez vous y rendre le matin de 8h30 à 12h30, sans rendez-vous.Vous pouvez également les contacter par email, pour les sociétés : societes.tcfb@just.fgov.be et pour les asbl asbl.tcfb@just.fgov.be

Quand et pourquoi passerez-vous par les services situés boulevard de Waterloo, 70 ?

Malheureusement, si vous êtes amené à vous rendre aux services du greffe situés bd de Waterloo, ce sera sûrement dans le cadre d’un litige dont vous êtes l’objet ou avec l’un de vos clients.

Trois services sont principalement intéressants de connaitre en tant qu’entreprise :

1. Le service des rôles

Le rôle est un document sur lequel le greffier dresse la liste des affaires prévues à l'audience du tribunal. Au service des rôles, on peut donc inscrire un dossier pour qu’il soit traité à l’audience.

Cette formalité (nommée la mise au rôle) est en principe exécutée par un huissier (par une citation ou une assignation) qui, préalablement, aura envoyé une mise en demeure afin de régler l’affaire. Par exemple en cas de non-paiement d’une facture après rappel, l’entrepreneur peut charger un huissier qui enverra d’abord une mise en demeure, puis se rendra au domicile de la personne avant de citer à comparaitre devant le tribunal. Parfois le passage de l’huissier suffit, la société s’exécute directement avant que l’huissier inscrive au rôle.

Une citation coûte de +-350€ à 450€ (mise au rôle comprise = 120€)

Contact :
Francophone : 02/ 519 86 69 -  02/557 76 51 - 02/557 76 91
Néerlandophone : 02/519 85 54 - 02/508 62 30

2. Le service des faillites

Ce service est compétent en matière de faillite et de réorganisation judiciaire. Depuis le 1^er mai 2018, le traitement des dossiers se fait au maximum par voie électronique via le Registre Central de la Solvabilité, Regsol. Ainsi, les aveux de faillite, le dépôt de créance et la demande de réorganisation judicaire se font via l’application Regsol.

Le bureau boulevard de Waterloo reste compétent pour vous informer dans ces matières, délivrer des attestations de non-faillite et pour la mise au rôle en matière de faillite.

2.1 Aveux de faillite

Tout commerçant est tenu, dans le mois de la cessation de ses paiements, d'en faire l'aveu au greffe du tribunal de commerce compétent.
Trois conditions sont à remplir pour faire aveu de faillite :

• Commerçant : soit société, soit indépendant personne physique (doit avoir exercé endéans les 6 mois- dernière facture date de max 6 mois)
• Etre en cessation de paiement
• Ebranlement de crédit : ni les banques, ni les tiers ne peuvent le soutenir

L’entrepreneur devra fournir un dossier complet dont un bilan ou une situation comptable.
En principe, c’est le gérant qui peut faire aveu de faillite, pour les associés c’est en fonction des statuts

Des audiences pour les faillites se tiennent tous les lundis à 9h00 (les aveux passent à 11h00).

Quand le jugement est prononcé, c’est le curateur qui effectue sa mission et prends contact avec d’éventuels créanciers. A partir du jugement de faillite, le gérant ne peut plus rien faire.

Une faillite peut être également être demandée par toute personne qui a un intérêt au moyen d’une citation. (Par exemple quelqu’un qui a un titre exécutoire-un jugement condamnant votre société à le payer)

2.2. Dépôt de créance 

Si votre client a été déclaré en faillite et qu’il vous doit encore de l’argent, vous devez faire un dépôt de créance. Le curateur, nommé dans le cadre d’une faillite, reçoit, en principe, la liste des créanciers et contacte ainsi ceux dont il a connaissance. Une parution au MB fixe la date limite pour le dépôt des créances.

Sur la plateforme REGSOL, tous les créanciers d’un failli peuvent consulter les dossiers de faillite.

2.3. Réorganisation judiciaire

C’est une procédure qui permet de programmer un étalement de paiement et de mettre en sursis les dettes de l’entreprise pendant un certain temps. Durant cette procédure, l’entreprise ne peut être déclarée en faillite. La réorganisation judiciaire se fait à la demande d’une entreprise et le plus souvent cette demande est entamée avec l’aide d’un avocat.

2.4. Liquidation volontaire – ou judiciaire

Une personne qui a un intérêt pourrait demander la dissolution d’une société. Un liquidateur est alors nommé.

Chacune de ces procédures est payante. L’aveu de faillite coûte 100€, la demande de réorganisation judiciaire s’élève à 1.000€. Une réforme est en cours en vue de la gratuité pour les aveux de faillite et les demandes de réorganisation judiciaire.

Contact

Faillites.tcfb@just.fgov.be
02/557 76 63
02/519 85 82

NL 02/ 508 62 31 - 02/557 76 45 

3. Service des entreprises en difficultés

Le but de ce service est d’aider les entreprises en difficultés et de dépister les sociétés qui ne répondent pas à leurs obligations ou sont en état de faillite et ne l’ont pas déclaré.

Le service reçoit des clignotants :

• Ils sont informés de tous les jugements rendus en Belgique qui concernent des sociétés dont le siège social est à Bruxelles pour un montant > 5.000 € (surtout les jugements par défaut).
• Le SPF finances envoie tous les mois un relevé des sociétés pas en ordre (non-paiement précompte, TVA, ISOC)
• Reçoit les avis de saisies

Dans un premier temps, le service prend contact avec l’entreprise et lui demande de se mettre en ordre (par exemple publication des comptes au MB, preuve de paiement, preuve du dépôt des comptes). Plusieurs cas de figure sont alors possibles :

Si la société répond, se met en ordre et que ses comptes ne présentent pas de problèmes majeurs, le dossier est alors clôturé. Par contre, si les comptes de la société montrent un risque (même après la remise en ordre) ou si la société ne répond pas, un dossier d’enquête commercial est ouvert et suivi par un juge enquêteur (chef entreprise qui travaille pour le tribunal). Celui-ci va rencontrer, lors d’un rendez-vous individuel, le gérant de la société et lui donner des pistes.

Le tribunal de commerce est le tribunal de l’entreprise et son greffe joue un rôle majeur dans la vie des entreprises de leur création à leur dissolution. Cette petite visite guidée donne un aperçu de toutes les fonctions du greffe du tribunal de commerce. N’hésitez pas contacter le 1819 pour toute question relative à votre entreprise ou projet d’entreprise, nous sommes toujours là pour vous informer au mieux.