Hoewel dit helaas niet altijd het geval is, neemt het merendeel van de ondernemingen vaak de tijd om een contract volgens de regels op te stellen. Of doet dit in ieder geval wanneer de beoogde operatie een zeker belang heeft. Toch worden contracten, bij gebrek aan tijd of geld, niet altijd door advocaten of juristen met de benodigde competenties opgesteld.
Voor het geval u niet de mogelijkheid heeft een beroep te doen op een professional die in staat is de wil van de partijen in juridische termen te vertalen en interpretatieproblemen over de draagwijdte van de tot stand gekomen overeenkomst zo veel mogelijk te voorkomen, vindt u hieronder enkele 'gulden regels' die u zullen helpen om uw contracten beter op te stellen.
Regel nr. 1: een preambule opnemen in het contract
Als het contract de overeenkomst bevat tussen de partijen en de verbintenissen die ze ten opzichte van elkaar zijn aangegaan, is het altijd nuttig om met een preambule te beginnen. Dit voorwoord maakt het mogelijk om uitdrukkelijk en in hetzelfde document het kader te vermelden waarin de overeenkomst tot stand is gekomen, evenals de intentie die de partijen met het sluiten van het contract nastreven.
Dit voorwoord hoeft niet per se erg lang te zijn. Het moet echter wel de kans bieden om in geval van uiteenlopende standpunten over de uitleg die aan het contract moet worden gegeven – die jaren na het sluiten ervan kunnen ontstaan – opheldering te geven over het oorspronkelijk beoogde project en dus om degene die moet beslissen over de betekenis die aan het ene of andere beding moet worden gegeven, een aantal interpretatiemiddelen te bieden.
Regel nr. 2: zich baseren op een standaardcontract opgesteld door een professional
Op Internet zijn er talrijke, al dan niet gratis, standaarddocumenten beschikbaar. Deze contracten, die meestal door advocaten zijn opgesteld, moeten worden aangepast aan de specifieke kenmerken van de geplande operatie en kunnen slechts zelden als zodanig worden gebruikt. Niettemin vormen ze een uitstekende basis voor het opmaken van uw document.
Bovendien bevatten ze in principe de verplichte regels die van toepassing zijn op dit type contract, evenals tal van uiterst nuttige bedingen die u in uw contract kunt opnemen om de uitvoering ervan te vereenvoudigen.
Regel nr. 3: vastleggen op welke wijze eventuele conflicten worden opgelost
Hoewel het uiteraard altijd wenselijk, en gewenst, is dat het contract correct en zonder vertraging wordt uitgevoerd, is het toch ten zeerste aanbevolen om te bepalen welke sancties in geval van slechte uitvoering kunnen worden aangewend.
Zo is het mogelijk om te bepalen dat als een van de partijen het contract niet uitvoert en daarmee een overtreding begaat, de andere partij het recht heeft het contract te beëindigen zonder tussenkomst van de rechtbank. U doet dit door een 'uitdrukkelijk ontbindend beding' op te nemen. Op dezelfde wijze is het mogelijk om lange discussies over het bedrag van schadevergoedingen en interesten te voorkomen door een 'boetebeding' op te nemen dat op voorhand de forfaitaire som vastlegt die verschuldigd zal zijn. Voor zover het bepaalde bedrag overeenkomt met wat de partijen redelijkerwijs als schadevergoeding hebben kunnen voorzien, zal dit bedrag verschuldigd zijn zonder dat er lange discussies mogelijk zijn over het bedrag dat als schadeloosstelling moet worden toegekend.
Regel nr. 4: de 'deelbaarheid' van het contract vastleggen
Het is altijd nuttig om te bepalen dat de eventuele nietigverklaring van een beding van het contract, als gevolg van de strijdigheid ervan met de wet, geen invloed heeft op de rest van het contract dat van kracht blijft. Een dergelijk beding voorkomt dat u opnieuw over het hele contract moet onderhandelen wanneer een enkel beding in strijd is met de wet.
In dat geval dient er te worden gepreciseerd dat de partijen zich ertoe verbinden te onderhandelen over een nieuw beding dat in overeenstemming met de wet en de structuur van het contract is.
Regel nr. 5: een 'entire agreement' beding opnemen
Vaak wisselen de partijen talloze documenten uit voordat ze het contract sluiten. Het is daarom aangeraden om de waarde vast te leggen die aan deze precontractuele documenten wordt gehecht. Dit om te voorkomen dat ze kunnen dienen om het uiteindelijk gesloten contract uit te leggen. Een 'entire agreement' beding maakt het mogelijk om uitdrukkelijk te vermelden dat het contract de volledige overeenkomst bevat die tussen de partijen tot stand is gekomen en dat het alle voorafgaande communicatie en overeenkomsten met betrekking tot het voorwerp van het contract vervangt en vernietigt.
Marie Dupont
Advocaat
Assistente aan de Université Libre de Bruxelles
www.mariedupont-avocat.be